【動画付き #28】Excelのフィルター機能をマスターして、必要なデータだけを瞬時に抽出!

この記事を読んでわかること
  • フィルター機能を使って、膨大な量のマスターデータから必要なデータのみに絞り込む方法
  • Data Filterを使った高度な日付絞り込み
  • フィルター機能の適用が瞬時に完了するショートカット

Excelでデータを管理していると、データがどんどん増えていき、膨大な量のマスターデータを抱えている方もいるのではないでしょうか。

必要なデータを瞬時に見つけることが難しいときに活躍するのがフィルター機能です。フィルター機能では、必要なデータだけを一瞬で抽出することができます。

本記事はYouTube『Youseful / 人材教育の教科書』チャンネルより、以下の動画を記事
にまとめたものです。動画だけではなく、テキストで復習したい方もいるはず。全38の記事と動画を組み合わせて、Excelの基本操作をマスターしていきましょう。

目次

フィルター機能の使い方

以下のワークシートを使ってご紹介します。

「どの従業員が(ID・氏名)」「いつ(日付)」「いくら(売上)」「何を(商品名)」売ったのかをまとめたデータベースになっています。

Excel#28の1

こちらデータベースに、フィルター機能を適用します。

手順
  1. データベース内のいずれかのセルにカーソルを合わせる
  2. フィルター機能を適用する
    ショートカット:Ctrl+Shift+L
    ~各項目名の横に🔽アイコンが表示される~
Ctrl+Shift+Lをクリックすると、瞬時にデータベースにフィルターをかけることができます。

これで、データベースにフィルター機能をかけることができました。

新たに表示された🔽をクリックすると、その項目名の中に含まれている選択肢(ユニーク値)が表示されます。選択肢のチェックを操作することによって、瞬時にデータベースから必要な情報だけを抽出することが可能です。

方法1:文字列で絞り込む(初級編)

最初に、名前で絞り込む方法についてご紹介します。

たとえば、従業員のうち「伊藤 修平」さん(B列)の売上データのみに絞り込みたいとします。

手順
  1. 氏名(B2セル)の🔽をクリック
    ~フィルター情報が表示される~
    ※初期状態では、全ての選択肢に✓がついている
  2. 「伊藤 修平」にのみを選択する
    – 方法1:
     「Select All」をクリックして全ての選択肢から✓をはずす
      → リストから「伊藤」を探して✓をつける
    – 方法2:
      検索ボックスに「伊藤 修平」と記入して✓をつける
  3. [OK]をクリック
    ~「伊藤 修平」さんのデータのみに絞り込まれる~
Excel#28の3
1.~ フィルター情報が表示される~
Excel#28の4
2. 方法1:「Select All」をクリックして全ての選択肢から✓をはずす
Excel#28の5
2. 方法1: リストから「伊藤 修平」を探して✓をつける
Excel#28の6
2. 方法2:検索ボックスに「伊藤」と記入して✓をつける

これで、表示するデータを「伊藤 修平」さんのものに絞り込むことができました。

フィルターを適用すると、「氏名」(B2セル)横の🔽アイコンのデザインが代わっていることがわかります。これが、当該項目が絞り込まれている印です。

Excel#28の7

方法2:日付で絞り込む

フィルター機能では、AND絞り込み(2つ以上の条件を指定して、そのすべてに当てはまるデータのみに絞り込む方法)も可能です。

「日付」(D列)を使って、手順を見ていきましょう。

手順
  1. 日付(D2セル)の🔽をクリック
    ~フィルター情報が表示される~
    ※初期状態では、全ての選択肢に✓がついている
  2. Date Filter」(検索ボックスの上)をクリック
    ~絞り込み条件の一覧が表示される~
  3. Between(指定の範囲内)」をクリック
    ~Custom AutoFilterウィンドウが開く~
  4. Is after or equal to」の欄に、期間の開始日を記入
    (例:2019/4/1)
  5. Is before or equal to」の欄に、期間の開始日を記入
    (例:2019/6/30)
  6. [OK]をクリック
    ~2019/4/1~6/30のデータに絞り込まれる~
Excel#28の8
2. 「Date Filter」をクリック 3. 「Between」をクリック
Excel#28の9
4. 「Is after or equal to」の欄に、期間の開始日を記入 5. 「Is before or equal to」の欄に、期間の開始日を記入

これで、指定した期間の範囲内(2019/4/1~6/30)の「伊藤 修平」さんのデータに絞り込むことができました。

Excel#28の10


表示したい日付が複数ある場合は、チェックボックスに✓をつける方法ではなく、「Data Filter」を使って絞り込むと便利です。

方法3:文字列で絞り込む(上級編)

文字列データにフィルターをかける場合、上記の方法が最もベーシックな操作方法です。

しかし、絞り込みたい文字列データが1つの場合は、よりスピーディにフィルターをかけることができる方法があります。
ぜひ、以下の方法もマスターしてみてください。

たとえば、商品名(F列)を「Excel Pro」のみに絞り込みたいとします。

手順
  1. 絞り込みたい文字列データが入力されているセルにカーソルを合わせる
    (ここでは、Excel Pro)
  2. 右クリック
    ショートカット:Shift+F10
  3. Eキーをクリック
    ~「Filter」が選択される~
  4. Vキーをクリック
    ~「Filter by Selected Cell’s Value」が選択される~
  5. Enterをクリック
    ~Excel Pro」のデータのみに絞り込まれる~

これで、より素早く文字列データにフィルターをかけることができました。

ショートカットまとめ
  • フィルター機能を適用する:Ctrl+Shit+L
  • 右クリック:Shift+F10
  • おさ式爆速フィルター機能:右クリック → E → V

まとめ

本記事では、フィルター機能についてご紹介しました。
フィルター機能のポイントは3つです。

  1. フィルター機能では、大量のデータからある条件を満たすデータのみに絞り込むことができる
  2. フィルター機能を設定するショートカット(Ctrl+Shift+L)を覚える
  3. 文字列だけでなく、日付の期間も絞り込むことができる。

次回の動画では、「ピボットテーブルの基礎」についてご紹介します。
▼次回の記事はこちら

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