【動画付き #19】Excelのテーブル機能をマスターして、参照範囲を自動で更新!

Excel#19アイキャッチ
この記事を読んでわかること
  • 「テーブル」とは
  • テーブル機能の使い方
  • VLOOKUP関数の範囲にテーブルを設定するべき理由

VLOOKUP関数を使うときによくあるのが、引用元のデータベースにデータが後から追加されること。参照する範囲を何度も更新せねばならず、わずらわしさを感じることもあるでしょう。

そんなときに使いたいのが本記事で紹介する「テーブル機能」。テーブル機能は、データベースに新しい行が追加されたとき、自動でVLOOKUP関数の範囲を更新してくれる画期的な機能です。

本記事はYouTube『ユースフル / 人材教育の教科書』チャンネルより、以下の動画を記事まとめたものです。動画だけではなく、テキストで復習したい方もいるはず。全38の記事と動画を組み合わせて、Excelの基本操作をマスターしていきましょう。

▼前回の記事では、Excelのデータの入力規則・リストを設定するについて解説しています。こちらもあわせてお読みください!

目次

Excelのテーブル機能とは?

今回は「VLOOKUP関数の第二引数(範囲)にテーブル機能を設定する」という操作を学んでいきます。

テーブル機能は、指定した範囲を関連するデータのまとまり(テーブル)として設定する機能です。単純なシートの範囲ではなく1つのテーブルにすることで、後から行や列を追加した際に自動でテーブルの範囲として追加され、書式や色分けを自動化することが可能です。

特に範囲が引数に含まれるVLOOKUP関数では、後から表の行や列を追加した場合、通常「範囲を更新する」という作業が付随します。しかし、テーブル機能を使うと自動で表全体が範囲として設定されるため、範囲を更新する手間を省くことができます

こちらのワークシートを使ってご説明します。G3~J3セルを確認すると、「仕入れ値」(H3)のセルにはB2:E27の範囲が設定されたVLOOKUP関数が設定されています。

Excel#19の1

では、データベースの28行目に新たに「ほたて」という商品が追加された場合はどうでしょうか。

Excel#19の2

VLOOKUP関数に範囲として設定されているのはB2:E27、つまりデータベースの27行目までなので、28行目のほたてはVLOOKUP関数に反映されません。

そこで、テーブル機能を使って、行が追加された場合に自動で範囲を拡張する操作を行っていきます。

テーブル機能の設定方法

VLOOKUP関数にテーブル機能を設定する方法を見ていきましょう。

<テーブル設定をする方法・手順>
  1. データベースの範囲を選択する
    ショートカット:Ctrl+Shift+*
    (例:B2:E27)
  2. Ctrl+Tをクリック
    ~テーブルを作成ウィンドウが開く~
  3. [OK]をクリック
    ~目次欄(2行目)に🔽アイコン(フィルター機能オプション)が表示される&メニューバーに「テーブルツール」タブが追加される~
Excel#19の3
2. Ctrl+Tをクリック~ 3. [OK]をクリック
Excel#19の4
3. 目次欄に🔽アイコンが表示される&メニューバーに「テーブルツール」タブが追加される

これで、テーブル機能の準備が整いました。

メニューバーに「テーブルツール」タブが追加されていれば、範囲が正しくデータベース形式に変換され、テーブル機能を正しく設定できていることになります。

ショートカットまとめ
  • データベースの範囲を選択する:Ctrl+Shift+*

テーブルに名前をつける方法

さらに、VLOOKUP機能を使う際に便利な「テーブルに名前を付ける」という操作を行います。

<テーブルに名前をつける方法・手順>
  1. メニューバー>テーブルツール>デザインを選択
  2. プロパティ>テーブル名欄に英語でテーブル名を記入
  3. Enterをクリック
    ※シート上には、テーブル名は表示されません
Excel#19の5
2. テーブル名欄に英語でテーブル名を記入

これで、先程作成したテーブルに名前を設定することができました。

日本語ではなく英語で名前をつける理由は、後ほどVLOOKUP関数の第二引数に設定する際にオートコンプリート機能を使えるようにするためです。

VLOOKUP関数にテーブル機能を組み込む

最後に、VLOOKUP関数の中にテーブル機能を組み込んでいきます。

VLOOKUP関数にテーブル機能を組み込む方法・手順
  1. VLOOKUP関数を使うセルをダブルクリック
    (例:H3セル)
    ~当該セルの編集画面になる~
  2. 第二引数(範囲)の部分を削除する
    (例:B2:E27)
  3. 第二引数にテーブル名を記載する
    ※最初の数文字打ったところで、予測変換欄に表示される
     選択→Tabキークリックで適用
テーブル名を英語で設定することで、オートコンプリート機能を使うことができる
3. 第二引数にテーブル名を記載する ※最初の数文字打ったところで、予測変換欄に表示される

これで、VLOOKUP関数の第二引数を特定のセル番地からテーブル名に変更することができました。

VLOOKUP関数の範囲にテーブルを設定する

英語でテーブル名を打つと予測変換が表示され、範囲として選択できるようになりますので、英語での設定をおすすめします。

ここで、28行目に「ほたて」という商品を追加してみます。

Excel#19の8

すると、「商品名」(G3)に「ほたて」と入力すると、「仕入れ値」(H3)に正しく商品名が表示されており、新しく追加された「ほたて」がきちんとVLOOKUP関数の範囲に含まれていることが分かります。

Excel#19の9

まとめ

本動画では、テーブル機能についてご紹介しました。

テーブル機能のポイントは以下の3つです。

  • VLOOKUP関数のデータ範囲が拡張された場合は、通常数式を修正・更新する必要がある
  • テーブル機能を使うことでVLOOKUP関数の範囲を自動で拡張できる
  • テーブル機能を設定する際には英語で名前を付ける

次回の記事では、アウトプットに役立つ機能「VLOOKUP関数」をご紹介します。

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