Microsoft Teams：個人と共有タスクを効率的に管理する方法 | ユースフル

2024 9/07

2024年9月7日

長内孝平

はじめに：Microsoft Teamsにおけるタスク管理の重要性

皆さん、こんなお悩みありませんか？

個人のタスクと共有タスクを別々のアプリで管理していて、全体像が把握しにくい
チームで割り当てられたタスクが個人のタスクリストに反映されず、見落としてしまう
Microsoft TeamsとTo Doの連携がうまくいかず、効率が落ちている

Microsoft Teamsの新機能「Tasks」は、これらの問題を解決し、タスク管理を一元化する強力なツールです。個人用のMicrosoft To DoとチーＭ用のMicrosoft Plannerを統合し、すべてのタスクを一箇所で管理できるようになりました。

この記事では、Microsoft TeamsのTasks機能の使い方を詳しく解説します。個人タスクの管理から共有プランの作成まで、step-by-stepで学んでいきましょう。

Tasks機能へのアクセス方法

まずは、Microsoft TeamsでTasks機能にアクセスする方法を説明します。

Microsoft Teamsを開き、左側のサイドバーにある「…」（その他）をクリックします。
検索ボックスに「Planner」と入力します（近い将来「Tasks」に名称変更予定）。
検索結果から「Planner」（または「Tasks」）をクリックして起動します。

頻繁に使用する場合は、以下の手順でサイドバーにピン留めすることをおすすめします：

「Planner」（または「Tasks」）アイコンを右クリックします。
表示されるメニューから「ピン留め」を選択します。

これで、左側のサイドバーからいつでも素早くアクセスできるようになります。

Tasks機能の基本構造

Tasks機能は主に2つのセクションで構成されています：

My Tasks（個人タスク）：自分専用のタスクリストです。
Shared plans（共有プラン）：チームや部署で共有するタスクリストです。

この構造により、個人の予定とチームの課題を一括管理できます。

個人タスクの管理方法

まずは、個人タスクの管理方法について詳しく見ていきましょう。

新しいタスクの追加

「My Tasks」セクションで、タスク入力欄に新しいタスクを入力します。
重要度を設定する場合は、右側の旗アイコンをクリックし「重要」を選択します。
期限を設定する場合は、カレンダーアイコンをクリックして日付を選択します。
チェックマークをクリックして、タスクを追加します。

タスクの詳細設定

タスクをダブルクリックすると、詳細設定画面が開きます。ここでは以下の操作が可能です：

タイトルの編集
重要度の変更
期限の調整
メモの追加
チェックリスト（サブタスク）の作成

例えば、「クッキーのレシピを改良する」というタスクに以下のようなチェックリストを追加できます：

砂糖を0.5カップ追加したバージョンをテスト
砂糖を1カップ追加したバージョンをテスト
テイスターからフィードバックを収集

タスクの更新と完了

タスクを選択すると、上部に表示されるタブから簡単に以下の項目を更新できます：

進捗状況
重要度
期限

タスクが完了したら、チェックボックスをクリックして完了としてマークします。完了したタスクは、右上の「すべてのアクティブ」メニューから「完了済み」を選択すると確認できます。

タスクの表示とフィルタリング

左側のメニューを使用して、タスクを以下のように絞り込むことができます：

重要：高重要度としてマークされたタスク
計画済み：期限が設定されているタスク
割り当て済み：他の人から割り当てられたタスク（後述）

また、右上のフィルターアイコンを使用して、期限や重要度でタスクをフィルタリングすることも可能です。

個人リストの作成

特定のプロジェクトやカテゴリ用に新しい個人リストを作成する方法：

左下の「新しいリストまたはプラン」をクリック
リスト名を入力（例：「個人プロジェクト」）
「My tasks」を選択
「作成」をクリック

これで、左側のメニューに新しい個人リストが追加されます。

練習問題：個人タスク管理

問題：あなたは新しいプロジェクトを開始しました。以下のタスクをMicrosoft Teams Tasksに追加し、適切に整理してください。

プロジェクト計画書の作成（重要、期限：来週金曜日）
チームメンバーの募集（期限：今月末）
キックオフミーティングの準備（重要）

回答：

新しい個人リスト「新規プロジェクト」を作成
3つのタスクを追加し、それぞれに以下の設定を行う：
- 「プロジェクト計画書の作成」：重要度を「重要」に設定、期限を来週の金曜日に設定
- 「チームメンバーの募集」：期限を今月末に設定
- 「キックオフミーティングの準備」：重要度を「重要」に設定
「重要」フィルターを使用して、重要なタスクを確認
「計画済み」ビューで、期限が設定されているタスクを確認

解説：この練習問題では、個人リストの作成、タスクの追加、重要度と期限の設定、そしてフィルター機能の使用方法を学びました。これらのスキルを使いこなすことで、プロジェクトの初期段階から効率的にタスクを管理できるようになります。

共有プラン（チームタスク）の管理方法

次に、チームや部署で共有するタスクの管理方法について見ていきましょう。

新しい共有プランの作成

左下の「新しいリストまたはプラン」をクリック
プラン名を入力（例：「ニューヨーク旗艦店オープン」）
作成先のTeamとチャンネルを選択
「作成」をクリック

これで、選択したTeamのチャンネルに新しいタブが追加され、チームメンバー全員がアクセスできるようになります。

共有タスクの追加と割り当て

共有プランにタスクを追加する手順：

タスク名を入力
担当者を割り当て（複数人可能）
重要度を設定（低、中、高、緊急）
期限を設定
バケット（カテゴリ）を選択

タスクの詳細設定画面では、以下の追加情報も入力できます：

説明やノート
チェックリスト（サブタスク）
添付ファイル
コメント

バケットの活用

バケットは、タスクを論理的なグループに分類するのに役立ちます。新しいバケットを作成する方法：

「ボード」ビューに切り替え
「新しいバケット」をクリック
バケット名を入力（例：「店舗オープン」「人材採用」）

タスクカードをドラッグ＆ドロップで適切なバケットに移動させることができます。

共有プランの効果的な視覚化

Tasks機能は、共有プランを様々な方法で視覚化できます：

リスト：従来の縦型リスト表示
ボード：カンバンボード風の表示。タスクの進捗状況を視覚的に把握できる
チャート：タスクの分布や進捗状況を図やグラフで表示
スケジュール：カレンダー形式でタスクの期限を確認

練習問題：共有プランの作成と管理

問題：あなたは新しい製品ローンチのプロジェクトマネージャーです。以下のタスクを含む共有プランを作成し、適切に整理してください。

市場調査の実施（担当：マーケティングチーム、期限：1ヶ月後）
プロトタイプの開発（担当：開発チーム、重要度：高、期限：2ヶ月後）
プレスリリースの準備（担当：広報チーム、期限：ローンチの1週間前）

回答：

新しい共有プラン「新製品ローンチ」を作成
3つのバケットを作成：「調査」「開発」「広報」
タスクを追加し、以下のように設定：
- 「市場調査の実施」：担当をマーケティングチームに割り当て、期限を1ヶ月後に設定、「調査」バケットに配置
- 「プロトタイプの開発」：担当を開発チームに割り当て、重要度を「高」に設定、期限を2ヶ月後に設定、「開発」バケットに配置
- 「プレスリリースの準備」：担当を広報チームに割り当て、期限をローンチの1週間前に設定、「広報」バケットに配置
「ボード」ビューで全体の進捗を確認
「チャート」ビューでタスクの分布を確認

解説：この練習問題では、共有プランの作成、バケットの活用、タスクの割り当てと整理、そして異なるビューの使用方法を学びました。これらのスキルを活用することで、チーム全体のタスクを効率的に管理し、プロジェクトの進捗を視覚的に把握できるようになります。

統合と同期：個人タスクと共有タスクの連携

Microsoft TeamsのTasks機能の真の力は、個人タスクと共有タスクを seamlessly に連携させる能力にあります。ここでは、この連携がどのように機能するか、そしてどのように活用できるかを見ていきましょう。

「割り当て済み」ビューの活用

「My Tasks」セクションの「割り当て済み」ビューは、個人タスクと共有タスクの橋渡しとなる重要な機能です。

このビューでは、すべての共有プランであなたに割り当てられたタスクが表示されます。
個人のToDo リストと共有プランのタスクを一箇所で確認できるため、タスクの見落としを防ぎます。
優先順位付けが容易になり、個人の作業とチームの要求のバランスを取りやすくなります。

Microsoft To Doとの同期

Tasks in TeamsはMicrosoft To Doと同期しているため、以下のメリットがあります：

Teamsで追加したタスクはTo Doアプリでも確認できます。
モバイルデバイスでTo Doアプリを使用している場合、外出先でもタスクを確認・更新できます。
個人的なタスクとワークタスクを、使い慣れたインターフェースで一括管理できます。

ただし、現時点では以下の制限があることに注意してください：

To Doの「マイデイ」ビューはTasks in Teamsには反映されません。
フラグ付きメールのタスクもTasks in Teamsでは表示されません。

これらの機能は将来的に追加される可能性がありますので、最新のアップデート情報に注目しておくことをおすすめします。

練習問題：統合機能の活用

問題：あなたは個人プロジェクトと会社のプロジェクトを並行して進めています。以下のタスクを適切に管理してください。

個人プロジェクト：ブログ記事の執筆（期限：今週末）
会社プロジェクト：四半期レポートの作成（割り当て済み、期限：来週水曜日）
個人タスク：歯医者の予約（重要）

回答：

「My Tasks」に「ブログ記事の執筆」を追加し、期限を今週末に設定
共有プランの「割り当て済み」タスクとして「四半期レポートの作成」を確認し、期限が来週水曜日であることを確認
「My Tasks」に「歯医者の予約」を追加し、重要度を「重要」に設定
「割り当て済み」ビューで、個人タスクと会社タスクを一覧で確認
Microsoft To Doアプリで、すべてのタスクが正しく同期されていることを確認

解説：この練習問題では、個人タスクと共有タスクを統合的に管理する方法を学びました。「割り当て済み」ビューを活用することで、異なる性質のタスクを一元管理し、優先順位付けを効率的に行うことができます。また、Microsoft To Doとの同期を確認することで、どのデバイスからでもタスクにアクセスできる柔軟性を実感できます。