【動画付き・超入門編】初心者向けの3つの基本機能とショートカットキーを紹介！

Microsoft社が提供している文書作成ソフトWordをご存知でしょうか。
仕事の報告書や大学のレポートの作成など幅広く使われていますが、詳しい使い方は分からないという方も多いのではないでしょうか。

Wordを使いこなすことで、見やすく整理された資料を作成することができるようになります。

この記事ではWordの超入門編として、Wordファイルの作成方法・文字を目立ちやすくする方法・Wordファイルの保存方法に焦点を当てて、説明していきます。

※本記事はYouTube『ユースフル / スキルの図書館』チャンネルより、以下の動画を記事にまとめたものです。
記事内でも動画の該当箇所を適宜ご案内しておりますので、ぜひ学習にご活用ください。

Wordファイルの作成方法

資料の作成

実際にWordの画面を見ていきましょう。Wordの基本画面は以下の通りです。

白紙に文字を打ち込むことで、Wordで文章作成を行うことができます。色の付いたバーを操作することで、さまざまな設定を変更できます。

画面上部のバーはクイックアクセスツールバー、タブ、コマンド、リボンとそれぞれ名前が付いています。

それぞれのバーでできることはとても多いので、まずは各名称を覚えましょう。

ファイル作成時の便利機能

ハードリターンとソフトリターン

下記画像を見ていただくと分かる通り、白紙の幅には限りがあります。
Wordで幅限界まで文字を打つと、自動的に改行される仕組みがあり、その改行方法にはハードリターンとソフトリターンの2種類あります。

上記のような「↲」で表示される改行方法をハードリターンといいます。

上記のような「↓」で表示される改行方法をソフトリターンといいます。

ハードリターン：「Enter」で改行して「↲」で表示される
ソフトリターン：「shift+Enter」で改行して「↓」で表示される

この2つの違いは、ソフトリターンの方がハードリターンよりも少し行間が狭くなっていることです。

この違いを有効活用する方法としては、
ハードリターン：段落を変えるときに利用する
ソフトリターン：同じ段落の中で、新しい文章を追加するときに利用する
というような使い分けができます。

インデント

下記のように段落の最初の行で文字の空間を開けることを字下げといいます。

字下げのとき、スペースを何回も押したり、段落を合わせるためにスペースを押した回数を覚えておくのは面倒です。

これを防ぐために、一回で段落を作る方法があります。

キーボードの「Tab」キーを押下することです。「Tab」キーを押下することで、一回で字下げをすることができます。

このように段落ごとに開始する文字の位置を揃えることをWordではインデントといいます。

編集記号

編集記号は、文書を編集しやすくするために表示する記号のことです。
たとえば、空白が「□」で表示されたり、タブ機能が「→」で表示されたりします。

編集記号を表示する手順は簡単で以下の通りです。

そうすると、表示されていなかった「▢」や「・」が表示されるようになります。

この2つの違いは以下の通りです。
▢：全角スペースを開けたという意味
・：半角スペースを開けたという意味

編集記号を使うことで文字の開始時点を上下で合わせることができるようになります。

文字を目立ちやすくする方法

フォントを変更する

Wordの白紙に「プロ野球開幕」と文字を打ってみます。
そして、Wordのフォントを確認するために、打った文字をドラックアンドドロップしてみましょう。

すると、下記のような表示が出てきます。

游明朝の10.5ポイントでWordの文章が書かれていることが分かります。游明朝の10.5ポイントは、Microsoft社が設定しているデフォルトであり、特段何も設定していなければ最初からこの設定になっています。

Wordには様々なフォントの種類があるので、打つ文字によってフォントを変えることが見やすい書類作成をするために重要です。

ユースフル編集部がおすすめするフォントは以下の通りです。

フォントの種類	使用するとき
メイリオ	ひらがな・カタカナ・漢字を入力するとき
Arial	英語を入力するとき

ただし、メイリオを使用すると、フォントの特性上行間が広がってしまいます。メイリオを使用する場合には、文字の大きさを小さくしたり、段落から行間の設定をしたりすることが必要です。

初めは游明朝の10.5ポイントになっていますが、デフォルト設定は変えることができます。

文字を強調する

文字を強調する方法は様々ありますが、今回は下線を引く・太文字にする・色を変えるの3つの方法をお伝えします。

文字を強調することで、一目で見やすく、分かりやすい資料を作成できます。

ここで、皆さんにはもう一段階ステップアップした内容をお伝えしようと思います！　

先ほどの手順で毎回フォントのコマンドをクリックするのは面倒な方もいらっしゃると思います。ショートカットキーを覚えると、今まで数秒かかっていた動作が一瞬で実行されます。

「Ctrlキー+U」で下線を引くことができ、「Ctrlキー+B」で太字にすることができます。

この2つは資料作成の際に頻繁に使うものなので、ぜひ覚えてWordスキルの向上に繋げましょう。

Wordファイルの保存方法

Wordで作成したファイルを保存する方法

まず皆さんにしていただきたいことは、新しくWordファイルを作成したらすぐに保存をしておこうということです。

ファイル作成後すぐに保存しておくことで保存忘れがなくなります。また、新たに文字を加えるなどの変更をした場合は、もう一度ファイルを保存し直す必要があります。

そのときは、先ほどと同様にファイルタブをクリックした後、[上書き保存]をクリックすれば、ファイルを保存することができます。

毎回ファイルタブをクリックすることは面倒だと思いますので、ここはショートカットを覚えておくようにしましょう。
「Ctrlキー+S」で一回で上書き保存をすることができます。

ただ、この手動の保存ではどうしても忘れてしまいそうで不安だ、パソコンが急に壊れて保存できなくてデータが消えるのが嫌だという方のために、自動でWordがファイルを保存してくれる方法についてもお伝えします。

この自動保存は非常に便利ですが、間隔を狭めすぎると、Wordソフトが重くなる原因になってしまいます。

「Ctrlキー+S」のショートカットを活用するなどして、こまめに保存することを心掛けましょう。

Wordファイルに名前を付ける方法

名前を付けて保存するときのポイントは、以下の2点です。

エクスプローラー内にファイルをカテゴライズ

議事録、顧客リストなど名目ごとにフォルダ分けすることをおすすめします。

ポイントは、下記のようにフォルダ名の冒頭に番号をつけて保存するということです。

フォルダ名の冒頭に番号をつけることで、後から数字さえ覚えておけば、簡単にエクスプローラー内で検索ができるからです。

後の業務を効率化するために、ぜひこの方法を覚えて活用しましょう。

ファイルに名前を付けるときは「日付」+「文書の種類」

ファイルに名前を付けるとき、ファイル名の最初に日付を記入することをおすすめします。

ファイル名の最初に日付を記入することで、古いものから新しい順に首尾一貫とファイルが並んでいきます。
これをしなければ50音順にファイルが並んでしまって、作った日付がバラバラになってしまうので、一連の流れを持ったファイルをカテゴライズできるようにしましょう。

まとめとおすすめ講座の紹介

今回はWordの超入門編ということで、Wordファイルの作成方法・文字を目立ちやすくする方法・Wordファイルの保存方法に焦点を当てて、説明してきました。

何事も基礎が大切なので、今回の記事の内容を何度も復習して、Wordのスキルアップを目指しましょう。

次回はWord入門編ということで、もう一段階ステップアップして、Wordの文字の位置を揃える方法とおすすめショートカットを中心にお伝えしていきます。

今回はWordの使い方を説明しましたが、さらに業務効率化を目指していきたいという方は、ぜひ以下の２つもチェックしてみてください。
Excelをマスターすることで、情報分析の質とスピードが格段に上がり、作業効率がぐっとアップします。