【動画付き・初級編】Excelでデータ管理するなら覚えておきたい基本機能4選

「Excelは自己流でなんとなく使えているけど、もっと有効活用したい……」と考えている方も多いのではないでしょうか。

ついつい抜け落ちてしまいがちな基本機能をきちんとマスターすることで、Excelの活用度がぐんとアップすることもあります。

そこで本記事では『Excel初級編』として、Excelの表示形式、グラフ、エラー回避、印刷設定の4つの機能についてご紹介します。

どれも、実務でExcelを使う方にとってとても重要な基本機能ですので、ぜひマスターしてみてください。

本記事はYouTube『Youseful / 人材教育の教科書』チャンネルより、以下の動画を記事
にまとめたものです。動画だけではなく、テキストで復習したい方もいるはず。全38の記事と動画を組み合わせて、Excelの基本操作をマスターしていきましょう。

▼前回のExcel超入門編では、画面の見方や入力方法など「Excelの基本の使い方」についてご紹介しています。

表示形式

まずは1つ目のテーマ、「表示形式」についてご紹介します。

書式設定では、日付のほかにも通貨やパーセンテージなど、そのデータが見やすくなる工夫を施すことができます。

表示形式を設定することで、データの中身は変えないままデータの見せ方を変えることができるのです。

日付の書式設定

たとえば、あるセルに「2020年7月1日」などの日付を記入してEnterキーを押すと、「2020/7/1」とスラッシュ(/)を含んだ自動的に変換された経験はありませんか。

これは、日付の書式設定が「××××/×/×」のかたちで表示されるよう、書式設定がなされているからなのです。

では、書式設定を変更する方法を見ていきましょう。

ここでは、「2020/7/1」という日付の書式設定を「2020年7月1日」の形に変更してみます。

これで、日付の書式設定を「××××/×/×」から「××××年×月×日」に変更することができました。

もしくは、以下の手順で「令和××年×月×日」のかたちに変更することも可能です。

小数点と％の書式設定

次に、小数点と％の変更方法について、ご紹介します。

以下のシートを例に説明します。

2019年の店舗別の売上実績がまとまっており、実際の売上高と目標額が記載されています。

この表から、「合計売上高に対するその店舗の売上の構成比」を％で求めたいとします。

まずは、1店舗目である札幌店の構成比を出してみましょう。

これで、合計売上高に対する札幌店の売上高「0.03778219」を求めることができました。

しかし現在、小数点以下がとても長くなっており、細かい数値がでています。

そこで、小数点以下を調整してみましょう。

「.00→.0」を任意の小数点以下の桁数になるまで繰り返しクリックすることで、小数点以下を四捨五入しながら減らすことができます。

反対に、「.0→.00」をクリックすると、小数点以下の桁数を増やすことができます。

もしくは、セルの書式設定ダイアログ上でも調整可能です。

では、いよいよ小数点を含む数値を％（パーセンテージ）に変更してみましょう。

これで、数値から％に変更することができました。

桁区切り

最後に、1000の値ずつに「,」をつける桁区切りの方法についてご紹介します。

Excelでは、1000を超える大きな数値では、「0」3つごとに「,」で区切るのが一般的です。

たとえば、現在D列は「2000」などとなっていますが、これを「2,000」に変換するとします。

これで、「2000」から「2,000」など、数値を3桁ごとに「,（コンマ）」で区切ることができました。

この桁区切りは、Excelで数値を記載する際の最低限のマナーなので、最優先でマスターしておきましょう。

グラフ・チャートの使い方

次に2つ目のテーマ、「グラフとチャートの正しい使い方・見せ方」についてご紹介します。

グラフにはたくさんの種類があり、それぞれに適した特徴や表示させるべき情報があります。

今回は、基本的な4つのグラフをピックアップしてご紹介します。

円グラフ：全体から見た構成比を確認

1つ目は円グラフです。

円グラフは、全体から見た構成比を確認したい場合に便利なグラフです。

今回は、①渋谷②新宿③銀座④表参道の4店舗の売上を100とした場合の、それぞれの店舗売上の構成比を確認してみます。

これで、指定した範囲の情報についての円グラフを作成することができました。

ただ、初期段階ではかなり簡素なデザインになっており、情報が見にくいので、ここからさらに円グラフのデザインを整えていきます。

これで、必要な情報がぱっと見やすい円グラフにデザインを整えることができました。

さらに、「一番売上の多い店舗を目立たせたい」など、１つのピースを強調したいという場合は、

1. ピースをダブルクリック→少し外側にドラッグ&ドロップすることで、ピースの位置を切り離して強調する
2. ピースを右クリック→「塗りつぶし」をクリック→任意の色を選択することで、ピースの色のコントラストで強調する

などの方法があります。

棒グラフ：大小を比較

次に、大小を比較する際に便利な棒グラフの使い方についてご紹介します。

今回は、全店舗の売上を比較していきます。

これで、各店舗の売上についての縦棒グラフを作成することができました。

しかし、現在は各店舗の売上高の数値が見えていないなど、必要な情報が見づらいため、ここからデザインを整えていきます。

これで、棒グラフのデザインも整えることができました。

さらに、「売上が○○万円以上の店舗を目立たせたい」など、一部のピースを強調したいという場合は、ピースを右クリック→「塗りつぶし」をクリック→任意の色を選択することで、ピースの色のコントラストで強調するとよいでしょう。

折れ線グラフ：量の増減を確認

3つ目は折れ線グラフです。

ここからは、以下のシートを例に説明します。

2017〜2020の4つの年度それぞれの、スーツ（C列）、ネクタイ（D列）、カバン（E列）の売上の推移がまとめられています。

このデータを折れ線グラフにしていきます。

これで、スーツ・ネクタイ・カバンの売上の推移を示す折れ線グラフを作成することができました。

折れ線グラフにすることで、

• スーツ（青線）の売上は年々上がっていて
• ネクタイ（オレンジ線）の売上は年々下がっている

ということが一目でわかります。

ただ、現在横軸は「１」「２」「３」「４」となっており、意図した「2017」「2018」「2019」「2020」となっていません。

そこでデザインを修正していきます。

これで、横軸を「2017」「2018」「2019」「2020」と正しく表示することができました。

帯グラフ：構成比の変化

4つ目は、帯グラフです。

帯グラフは、構成比の変化を確認することに長けているグラフです。

これで、年度別のスーツ・ネクタイ・カバンの売上の構成比を示す帯グラフを作成することができました。

それぞれの年度の売上高に、どの商品がどれぐらい貢献しているのかをわかりやすく表示できます。

しかし、先ほどの折れ線グラフで「スーツの売上は上がっていて、ネクタイの売上は下がっている」ということがわかったにもかかわらず、現在の帯グラフでは「スーツの売上が下がっていて、ネクタイの売上が上がっている」ように見えているという問題があります。

これは、横軸のラベルを確認すると原因がわかります。

これで、横軸を年代順で正しく表示することができました。

すると、2020年が先（上）にきて、2017年が後（下）にきており、意図した年度の順番とは逆に表示されていることがわかります。

そこで、意図していた2017→2018→2019→2020に順番を修正していきましょう。

これで、年度の順番を2020→2019→2018→2017から、2017→2018→2019→2020に修正することができました。

しかし、この操作に付随して、グラフ下にあった縦軸がグラフの上に移動してしまいました。

そこで、軸の表示をグラフの下に戻していきます。

これで、軸の位置をグラフの下に戻すことができ、意図する帯グラフを表示することができました。

基本的なエラー5つ

3つ目のテーマは、基本的なエラーです。

ここでは、基本的な５つのエラー表示の意味と対処法をご紹介します。

それぞれのエラーの意味と対処法をしっかりと理解して、エラーが表示された場合にも素早く冷静に対処できるようにしておきましょう。

#DIV/0

表記：#DIV/0

意味：割り算をした際の分母が0になっている

対処法：計算式を確認する

Excelでは、空白セルは値「0」として扱われます。

分母に「0」もしくは空白セルを入れないように注意しましょう。

#NAME?

表記：#NAME?

意味：関数名の間違い、文字列の指定ミス

対処法：計算式を確認する

関数の名前を間違えると、正しく計算できずエラーになってしまいます。

たとえば、AVERAGE関数を使うときに「=average」が「=averege」と誤字になっていると#NAME?とエラーが出てしまいます。
関数では、「=」以降途中まで打つと関数の候補が表示されるので、その候補から任意の関数をTabキーで選択することでスペルミスを防ぐことができます。

#NULL!

表記：#NULL!

意味：指定のセル範囲に共通部分がない

対処法：「:」や「、」が含まれていないか確認する

セル範囲の指定には特定のフォーマットがあり、記入方法を間違えると正しく計算できずエラーになってしまいます。

たとえば、

• 複数のセルを指定する際、「A1,A2,A3」ではなく「A1、A2、A3」となっている（コンマ区切りではなく読点区切りになっている）
• 複数のセルを指定する際、「A1,A2,A3」ではなく「A1 A2 A3」となっている
  （コンマ区切りではなくスペース区切りになっている）
• セル範囲を指定する際、「A1:A3」ではなく、「A1;A3」となっている
  （コロンではなくセミコロンになっている）

などは入力ミスなので、#NULL!とエラーが出てしまいます。

#VALUE!

表記：#VALUE!

意味：入力した数式・参照元セルに問題がある

対処法：計算式を確認する

たとえば、「=D4-D3」と入力内容がなっていた際に、D3には「ネクタイ」という文字列、D4には「300」という数値が記入されていたとします。

するとエラーが出ているセルは「=300-ネクタイ」と意味の通らない計算式になっているので、#VALUE!とエラーが出てしまいます。

#VALUE!が表示された場合は、参照元のセルの内容も確認してみましょう。

######

表示：######

意味：列幅が足りない

対処法：列の幅を広げる

このエラーが表示された場合、入力内容自体には問題ありません。

列の幅が狭すぎて値を正しく表示できないということを示すエラーなので、列の幅を広げましょう。

理想の印刷方法

最後のテーマは、理想の印刷方法です。

ここでは、以下のデータを使ってご紹介します。

ある高校の、各生徒・各教科の期末考査の結果がまとまっています。

印刷をする際に最初にすべきことが、保存です。

最新のシート内容を保存できたら、印刷設定に移ります。

ここまで操作してプレビューを確認すると、現在の印刷設定には以下の3つの問題があることがわかります。

1. シート右側が大幅に白紙で空いている
2. 2ページ目に2行だけまたがっており、中途半端になってしまっていること
3. 2ページ目に各行の見出しがなく、見づらいこと

上記の3つの問題を、「表示」タブと「ページレイアウト」タブの2つを使って解決していきます。

今回は行数が多いため2ページに分けました。

1ページにまとめたいという場合は、「改ページ」をせずに、メニューバー＞「ページレイアウト」タブ＞「拡大縮小印刷」セクション＞「縦」で「1ページ」を選択することで、すべての行を1ページにまとめて印刷することができます。

まとめ

いかがだったでしょうか。

本日はExcel初級編ということで、

1. 表示形式
2. グラフ・チャートの使い方
3. 基本的なエラー５つ
4. 理想の印刷方法

の４つのテーマについてご紹介しました。

次回記事では、「Excel中級編」として、セル参照や関数などの４つのテクニックをご紹介します。