【動画付き #36】Excelの入力規則で誤入力を防ぐための仕組みを作ろう!

この記事でわかること

①入力規則で文字列の長さを指定する方法

②入力規則で日付の期間を指定する方法

③入力規則でエラーメッセージを書く方法

今回は、Excelの「入力規則」、特に第3者にファイルを共有する前に、あらかじめ入力規則を設定しておくというオプションを解説します。

以前も「入力規則」について学習しました。その際は、「リスト」をメインで解説しました。まだ、お読みになっていない方はぜひこちらもご覧ください。

今回は誤入力を防ぐためのリスト以外の方法を解説します。

本記事はYouTube『ユースフル / スキルの図書館』チャンネルより、以下の動画を記事にまとめたものです。動画だけではなく、テキストで復習したい方もいるはず。全38の記事と動画を組み合わせて、Excelの基本操作をマスターしていきましょう。

目次

① 文字列の長さを指定しよう

こちらのワークシートをご覧ください。

ひとつ目は、入力できる文字列の長さを指定します。

例えば、備考欄のセルに入力できる文字数を15文字以内に設定します。

まずは設定したい箇所を範囲選択して、「データタブ」の中にある「データツールグループ」の「データの入力規則」を押すと、以下のダイアログボックスが出てきます。

入力値の種類で「文字列(長さ指定)」を選択しましょう。

15文字以内にしたいので、データは「次の値以下」を選択します。

そして、最大値は「15」と入力し、OKを押すと

範囲の中に入力規則が設定できました。

試しに、15文字以上の文字を打ってみます。

そうすると、エラーが出てきます。この場合、「再試行」を選択すると改めて編集することができます。

このように15文字以下にすると、エラーが出ずに入力することができます。

ではここから、なぜ文字数制限をしないといけないのか、実務のどんなシーンで使うのかという説明をします。

たとえば、経理部が税無申告をするために1年間分の経費データを貯めたあと、そのデータをCSVファイルに変換して、会計システムへダウンロードしたいとします。

このシステムの備考欄には15文字以下しか入力できなかったり、30文字以下でないといけないことがあります。

会社の中でデータを集めるときから、あらかじめ文字数制限をつけておくとかなり生産性がアップします。

② 入力規則で日付の期間を指定しよう

2つ目は日付に注目しましょう。

先ほどの「データの入力規則」を選択し、ダイアログボックスを開いて、入力値の種類のところに「日付」と選択します。

データは「次の値の間」を選択し、開始日は「2019/1/1」、終了日は「2019/3/31」と選択します。これは、この期間のデータしか入力できないということを設定しています。

OKを選択して、「2019/4/1」と打ち込むと、このようにエラーが発生します。

これをしておくことで実務上、第4四半期(ここでの2019年1月1日〜2019年3月31日)だけのデータを集めたいと思ったときに誤入力を防ぐことができます。

実務は四半期ベースで決算を締めることが多いです。特に他部署を巻き込んだ決算というのは四半期単位が多いです。

データの加工修正を防ぐためにもこの設定をしておきましょう。

③ 間違えた理由がわかるエラーメッセージを書こう

最後に、入力した人がなぜ間違えているのかがわかるようなエラーメッセージを書く方法を解説します。

先ほどの「データの入力規則」からダイアログボックスを開いて、「エラーメッセージ」を選択しましょう。

続いて、タイトルを入力しましょう。例えばタイトルに「無効なデータが入力されています。」、エラーメッセージには「このセルには2018年度第4四半期の日付以外は入力できません。」と入力します。

これでOKを押しましょう。

そして、再び「2019/4/1」と入力し、エラー画面が表示されますが、ここには先ほど入力したタイトルとメッセージが表示されます。

こうすることで、初めてこのエラーを見た人が、なぜエラーが出ているのかを知ることができます。

まとめとおすすめ講座の紹介

今回はExcelの「入力規則で誤入力を防ぐ方法」を解説しました。この記事でのポイントは下記の3つです。

①データの入力規則を設定すると、実務で業務効率がUPする

②日付や文字列の長さにも制限を加えることができる

③入力した人が何に間違っているのかがわかるようなエラーメッセージを書こう

「入力規則」は会社の経理部など、Excelを実務で使う上で非常に重要なスキルです。

そのため習得できるまで、こちらで何度も見直して、「入力規則」を完璧にマスターしましょう!

今回は「誤入力を防ぐ」ということをメインで学習しましたが、次回はセルに色を塗りつぶすことなど、視覚的に訴える機能である「条件付き書式」を学習していきます。

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