【動画付き #39】Excelの印刷設定を完全網羅!印刷の範囲の指定から切れずにプレビューする方法までをマスターしよう

この記事を読んでわかること

① 印刷範囲を設定する方法

② 印刷ページのタイトル行を固定する方法

③ 印刷ページのフッターにぺージ番号をふる方法

④ 印刷ページをカスタマイズする方法

今回は、Excelの「印刷設定」について解説します。この印刷設定でExcelシリーズは最後になります。

以前は「シートの保護・ブックの保護」でデータの改ざんを防ぐ機能について学習しました。まだ、お読みになっていない方はぜひこちらもご覧ください。

実務の中ではExcelファイルをデータで共有することが大体ですが、紙で共有して捺印版を出してもらうことも同時にやってらっしゃる企業もたくさんあります。

印刷設定についてもファイル共有する前に設定しておきたいことが4点ありますので、これらも合わせて解説していきます。

本記事はYouTube『ユースフル / スキルの図書館』チャンネルより、以下の動画を記事にまとめたものです。動画だけではなく、テキストで復習したい方もいるはず。全38の記事と動画を組み合わせて、Excelの基本操作をマスターしていきましょう。

目次

① 印刷範囲を設定する方法

こちらのワークシートをご覧ください。

このワークシートには2行目から999行目までのデータベースが書かれています。

表示タブの中にある、「改ページプレビュー」を選択します。すると、縦に青い点線が出てきます。

すると下の画像のようになります。これだと余白が邪魔になっています。

一番右の線をG列の右端に合わせましょう。

G列に合わせることができると、下の画像のように余白が消えて必要な部分だけを印刷することができます。

これで印刷の範囲を設定することができました。ちなみに上の画像はプレビューモードです。これを標準モード(普段の画面)に変更したい時はこちらのショートカットキーが便利です。

プレビューモードはショートカット「Alt→W→I」、標準モードは「Alt→W→L」で変更することができます。
プレビューモード・標準モードのやり方

プレビューモードは「Alt→W→I」、標準モードは「Alt→W→L」で変更することができます。

覚えておくと非常に便利なので、このショートカットキーも抑えておきましょう。

② タイトル行を固定する方法

続いて、タイトル行を固定する方法について解説します。この画像のように1ページ目は見出しがついていますが、

この画像である2ページ目以降は見出しがありません。これだと読む人がこのデータの意味がわからなくなってしまいます。

そのため、この2行目の見出し(行タイトル)を全てのページで見せる設定を行います。

「ページレイアウトタブ」の中にある「印刷タイトル」を選択するとページ設定ダイアログが出てきます。

「タイトル行」を選択して2行目のひとつのセルをクリックすると、行全体が選択されます。

これでOKを押します。

Ctrl+P」で印刷プレビューを見ます。すると、このように2ページ目以降に全てのページに見出しがつきました。

③ フッターにページ番号をふる方法

ここではヘッダーとフッターの処理を解説します。

フッターにページ番号をつけないといけない場面が実務ではよくあります。

「デザインダブ」の中にある「ページ番号」を選択すると完了です。

プレビューで見てみると、すべてのページで番号をふることができました。

④ ページをカスタマイズする方法

ショートカット「Alt→P→S→P」で印刷の「ページ設定」ができます。
印刷のページ設定のやり方

Alt→P→S→P」を押すと、再び「ページ設定」のダイアログボックスが出てきます。

ここでは印刷系の全ての設定をすることができます。

たとえば余白をつけたいと思ったときに、「余白」というところから変更できます。

この画像のように余白のギリギリまで使いたい時は全て「0」に変更すればOKです。

全て「0」に変更したいときは一番最初にどこかの部分を「0」に設定してあとはタブを連打するだけで簡単にできます。

また、紙の中央部分にデータを揃えたいときには、「ページ中央」のにある「水平」と「垂直」にチェックを入れます。

ぜひこのダイアログボックスでの設定のやり方もマスターしておきましょう。

まとめとおすすめ講座の紹介

今回はExcelの「印刷設定」を解説しました。この記事でのポイントは下記の3つです。

①列がすべて1ページに収まっているか、改ページプレビューモードで確認しよう

②印刷したそれぞれの用紙に行タイトルを反映させよう

③フッターを使って、ページ番号を振ろう

「印刷設定」はExcelファイルを第3者に共有する上で非常に重要なスキルです。

そのため習得できるまで、こちらで何度も見直して、「印刷設定」を完璧にマスターしましょう!

この記事でのショートカットキーはこちら
「Alt→W→I」プレビューモードに切り替えることができる
「Alt→W→L」標準モードに切り替えることができる
Ctrl+P印刷ページに移ることができる
Alt→P→S→Pページ設定ができる

Excelシリーズの解説は以上で終了です。お疲れさまでした!

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