【動画付き #31】ピボットテーブルのレポートフィルター機能をマスターしよう

この記事でわかること
  • ピボットテーブルのフィルター機能を使ったデータの絞り方
  • ピボットテーブルのシートを横展開させる方法
  • ピボットテーブル上での詳細なデータを表示させる方法

今回は、ピボットテーブルの「レポートフィルター機能」について解説します。

前回は「ドリルダウン」と「グループ化」について学習しました。まだ、お読みになっていない方はぜひこちらもご覧ください。

フィルター機能はある条件に基づいて、データを絞り込む時に使う機能でしたが、ピボットテーブルのフィルター機能はどのように活用するのでしょうか?

本記事ではピボットテーブルの「フィルター機能」を使うことでどんなことができるのか、ピボットテーブル機能ならではの使い方についてもご紹介します。

本記事はYouTube『ユースフル / スキルの図書館』チャンネルより、以下の動画を記事にまとめたものです。動画だけではなく、テキストで復習したい方もいるはず。全38の記事と動画を組み合わせて、Excelの基本操作をマスターしていきましょう。

目次

① 「フィルター機能」でデータを絞り込もう

「レポートフィルター機能」には、3つの重要なポイントがあります。

①フィルターに設定したもので、データを条件を絞り込むことができる
②オプションのレポートフィルターページを使うと、シートに横展開できる
③ダブルクリックで詳細データを確認することができる

それではひとつずつ解説します。こちらのワークシートをご覧ください。

いつ何がどれだけ売れたのかという情報がありますが、ここに誰が売ったのかという情報をさらに載せたいときには、フィルター機能が役に立ちます。

フィールドリストの下半分にある「レイアウト」セクションの中で、今までは「行」「列」「値」と解説してきましたが、今回は「フィルター」セクションを解説します。

まずは「氏名」をドラックします。

すると、A1とB1に新しく項目が追加されました。

B1のドロップダウンリストで、ショートカットキー「Alt + ↓(下矢印)」で選択肢を表示させます。

そうすると、このように氏名ごとにデータを絞り込むことができます。

試しに、伊藤修平さんで絞り込んでみましょう。選択して、OKを押すとデータの値が全体的に小さくなりました。

例えばはじめは、B5のExcel Proの売上の値が「21,297,640」でした。

しかし、伊藤修平さんに絞り込むことで「1,522,702」の売上だったということがわかります。

つまりこの機能を使うことで、データを絞り込むことができます。

しかし、1回ずつ選択してくのは非常に面倒です。そのため、こちらをシート展開すれば、手間が省けます。

② 「シート展開」でそれぞれのデータを表示させよう

先ほどはデータを絞り込む方法を解説しましたが、1回ずつ選択してくのは非常に面倒です。

ですが、シート展開すればこの手間が省けます。早速、シートを展開していきましょう。

ピボットテーブルツールの分析を選択し、ここの一番左にある「ピボットテーブル」の下矢印を押します。

そして「オプション」ボタンが出てくるので、ここの下矢印を選択します。そうすると、3つの選択肢が出てきました。

この中の真ん中にある「レポートフィルターページの表示」を選択します。

すると、ダイアログボックスが出てきます。今回ここには「氏名」と表示されていますが、こちらは右側のフィールドリストの「フィルター」セクションに設定したものが反映されています。

「氏名」しか「フィルター」セクションに設定していないので、こちらのみが表示されている状態です。

OKを押すと、写真下部をご覧ください。氏名ごとにシートができています。

このようにフィルターというのは、複数人がどういう値を持っているのかということを一発で分析することができます。

③ ダブルクリックで詳細データを表示させよう

最後に詳細データを表示させる方法を解説します。
こちらの伊藤修平さんのシート上で2018年のExcel Proの売上の値は「1,522,702」になっています。

これの中身が本当に合っているのかということを、簡単に調べることができるので解説します。

こちらの写真は全体の売上の写真です。先ほどの伊藤修平さんの売上データがこの中に含まれているはずです。

セルの詳細データ 見方 ダブルクリック

この中の詳細データが見たいときには、「ダブルクリック」をすると簡単に確認することができます。

伊藤修平さんを選択して、「Shift+F10+E→V」でExcel Proだけ絞り込んでこの3つの売上を表示させます。右下の合計欄には「1,522,702」と表示されています。

そうすると、右下の合計欄には「1,522,702」と表示されています。

ピボットテーブルは、ダブルクリックをすると詳細なデータが表示されるということも併せて覚えておきましょう。

まとめとおすすめ講座の紹介

今回はピボットテーブルの「レポートフィルター機能」の使い方を解説しました。

この記事でのポイントは下記の3つです。

①フィルターに設定したもので、データを条件を絞り込むことができる。
②オプションのレポートフィルターページを使うと、シートに横展開できる
③ダブルクリックで詳細データを確認することができる

「ピボットテーブル」の使い方はExcelを実務で使う上で重要なスキルです。

そのため習得できるまで、こちらで何度も見直して、「レポートフィルター機能」を完璧にマスターしましょう!

次回はピボットテーブルの最終回「ピボットグラフ」を解説していきます。

「データを意味のある情報に変える」ためにもグラフを使いこねせることが非常に重要になります。

ピボットテーブルにリンクした「ピボットグラフ」を紹介していきますので、楽しみにしていてください!

この記事のショートカットキーはこちら
Alt + ↓(下矢印)ドロップダウンリストの選択肢を表示させる
Shift+F10選択したアイテムのショートカットメニュー(右クリックメニュー)を表示

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