【動画付き #30】Excelのピボットテーブルのレイアウトを整える方法を解説!

今回は、ピボットテーブルの「ドリルダウンとグループ化」について解説します。

特に、ピボットテーブルの表データのレイアウトを整える方法について学んでいきます。

この記事でわかること
  • ピボットテーブルでドリルダウン(詳細データを表示)する方法
  • ピボットテーブルでグループ化やグループ化解除をする方法
  • ピボットテーブルで集計行・列を非表示にする方法

本記事はYouTube『ユースフル / スキルの図書館』チャンネルより、以下の動画を記事にまとめたものです。動画だけではなく、テキストで復習したい方もいるはず。全38の記事と動画を組み合わせて、Excelの基本操作をマスターしていきましょう。

目次

ピボットテーブルでドリルダウン(詳細データを表示)する方法

ではひとつずつ解説していきます。

ピボットテーブルのドリルダウンとは、階層のレベルをひとつずつ掘り下げて、より詳細なデータを表示させていく操作です。

こちらのワークシートをご覧ください。

上の表には行ラベルに各商品が並べられており、列ラベルに西暦が表示されています。そして、各商品が何年にいくら売り上げたのかという情報が記載されています。

この表の元のデータはこちらです。集計もとのデータベース形式を満たしたこちらの一覧表からピポットテーブルを作っています。

まず、A列に注目してください。左側にプラスマークがあります。

「+」を押すと、第4四半期と出てきたり、第1から第4四半期まで出てきています。

このように、プラスマークを押して、レイヤー(階層)を下げることを「ドリルダウン」と言います。

また、ドリルダウンの逆で階層をひとつずつ上げて、より簡単なデータを表示させることをドリルアップ、集計値のもとになったデータを表示する機能をドリルスルーと呼ぶので合わせて覚えておきましょう。

覚えておきたいポイント
  • ドリルダウン:階層をひとつずつ下げて、より詳細なデータを表示させること
  • ドリルアップ:階層をひとつずつ上げて、より簡単なデータを表示させること
  • ドリルスルー:集計値のもとになったデータを表示する機能

ピボットテーブルでグループ化・グループ化解除する

次にピボットテーブルでグループ化・グループ化解除する方法を学んでいきましょう。

はじめに、グループ化を解除する方法について説明します。

下図の行ラベルは「年→四半期」という順番でグループ化されています。

ピボットテーブルの列をグループ化を解除するショートカットキー

これをショートカットキーで一括解除しましょう。

Alt + Shift + 左矢印」でグループ解除することができます。

すると下の写真ように、A列のグループ化が全て解除されました。

ここには、年単位や四半期単位という括りは存在しません。

元データの一単位に変わりましたが、非常にデータの件数が増えてしまい見づらいです。

そこでコンパクトになるようにグループ化をします。

ピボットテーブルの列をグループ化するショートカットキー

Alt + Shift + 右矢印」でグループ化することができます。

そうすると、このようなダイアログボックスが出てきます。

現在、上の画像のように「月」が選択されていますが、OKを押すと月ごとにグループ化されます。

月と日を両方とも選択したい場合は、日も選択します。そして、開始日を2019年1月1日と最終日を2019年12月31日とそれぞれ変更します。 

これでOKを押すと、2019年1月1日以前のものは全て上側に表示されています。

そして、指定した1月以降はこのようにデータが細かくグループ化されています。

見づらいのでドリルアップをしましょう。マイナスボタンを押すと見やすくなります。

ですが、1つずつ押していくのは面倒です。ここでまとめてドリルアップできる方法をご紹介します。

ピポットテーブルを選択して、分析ツールの中にある「フィールドの折りたたみ」というオプション機能があるので、これを選択しましょう。

そうすると、綺麗にグループ化されました。

一番上のレイヤーで、グループ化をExcelが自動で行います。

今回は月単位と日単位では月単位の方が大きいレイヤーなので、月単位でExcel側がまとめてくれています。

ではここからはグループ化は具体的にどういう所で使うのかということを解説していきます。

列ラベルを従業員の氏名にします。合計9人分のデータが表示されました。

今から、「伊藤・岡田・高橋」をグループ1、「佐藤・斎藤・山田」をグループ2、「西村・大熊・田中」をグループ3にそれぞれ分けます。

3人分の列を選択して、「Alt + Shift + 右矢印」を押します。

そうするとグループ1集計が追加され、グループ化ができました。

ただ、隣のグループはグループ化されていません。

ここも3人選んで「Alt + Shift + 右矢印」を押すと、同様にグループ化されます。

グループ3も同様に押すと、グループ化できました。

全てのグループが綺麗に3つに分かれました。

集計列が必要ないときは、デザインタブの中にある、レイアウトオプションを使いましょう。

ピボットテーブルで集計行・列を非表示にする方法

小計ボタンを選択して、「小計を表示しない」を選択すると、集計の列が非表示になります。

そうすると、綺麗に「小計」の列がなくなりました。

次に「総計」の列と行の消去について解説します。

総計列と総計行は総計ボタンを選択して「行と列の総計を行わない」を選択すると、消すことが可能です。

綺麗に「総計」の行と列を消去することができました。

このようにピポットテーブルのレイアウトを変更したいときは、デザインタブの左側にある「レイアウト」から変更することが可能です。

まとめとおすすめ講座の紹介

今回はピボットテーブルの「ドリルダウン」と「グループ化」の使い方を解説しました。

この記事でのポイントは下記の3つです。

① ピボットテーブルの集計表は、行ラベル・列ラベルに置いたものを自由にグループ化できる

② 階層が降りることをドリルダウン、逆に上がることをドリルアップという

③ デザインタブの「レイアウト機能」で集計列・行を簡単に非表示にすることができる

「ピボットテーブル」の使い方はExcelを実務で使う上で重要なスキルです。

そのため習得できるまで、こちらで何度も見直して、「ドリルダウン」と「グループ化」を完璧にマスターしましょう!

次回では、ピボットテーブルの第3弾である「レポートフィルター機能」を解説しています。こちらも合わせてご覧ください。

この記事でのショートカットキー
Alt + Shift + 右矢印グループ化をする
Alt + Shift + 左矢印グループ化を解除する

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