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【社会人必見・動画付き】生産性が格段に上がるメール | Outlookの基本的な使い方

目次

はじめに

Outlookは、WordやExcelでお馴染みのMicrosoft社が作ったアプリで、
メール機能やスケジュール機能をはじめ作業効率を高める様々な機能が詰まった、非常に便利なツールです。
しかし、「使い方がわからない」「使ったことがない」という方が多いのではないでしょうか。

Outlookを使いこなすことで、連絡や予定を一括・連携管理して、作業効率をかなり高めることができます。この記事では、特にメインの機能となるメールにフォーカスをあてて、画面や操作を紹介していきます。

※本記事はYouTube『Youseful / 人材教育の教科書』チャンネルより、以下の動画を記事にまとめたものです。
記事内でも動画の該当箇所を適宜ご案内しておりますので、ぜひ学習にご活用ください。

Outlookの基本的な機能

先程「OutlookにはOutlookには作業効率を高めるための様々な機能が詰まっている」と言いましたが、
主な機能は3つあります。

主な機能

①メール
②予定管理表
③やることリスト

Outlook超入門1
メール画面
Outlook超入門2
予定管理表画面
Outlook超入門3
やることリスト画面

Outlookを使いこなすことで、連絡や予定を一括・連携管理して、作業効率をかなり高めることができそうですね。
この記事では、特にメインの機能となるメールにフォーカスをあてて、画面や操作を紹介していきます。

画面の見方

Outlookを開く

まず、Outlookを開くところから始めていきましょう。

▼動画でチェックしたい方はこちら

手順

①デスクトップ画面(パソコンを起動した際の最初の画面)左下の [スタート] ボタンをクリック
②下部の検索欄に「Outlook」と記入
③検索結果としてOutlookが表示されるので、[開く]をクリック

Outlook超入門4
①デスクトップ画面左下の [スタート] ボタンをクリック
Outlook超入門5
②最下部の検索欄に「Outlook」と記入 ③開くをクリック

メール画面の見方

メール画面には、主に5つの項目が存在します。

項目

①メール一覧 (送り主、受信時間、件名が新しい順に並んでいる)
②閲覧ウィンドウ (メール一覧からクリックして開いたメールの全文や添付ファイルが表示される)
③フォルダ (受信トレイ、下書き、迷惑メールなど。自分でフォルダを作成することも可能。)
④タブ (変化を加えるツールが詰まっているエリア。例:メールの新規作成)
⑤切り替えボタン (メール⇔カレンダー⇔To do リストの切り替え)

Outlook超入門6
メール画面の5つの項目

いかがでしょうか。以上が基本的なOutlookのメール画面の見方になります。

メールアドレスの作り方

次に、Outlookのアカウントを取得しましょう。

▼動画でチェックしたい方はこちら

Outlookのメールアドレスを取得する

Outlookのメールアドレスを取得していきます。

手順

⓪ Outlookアプリを閉じる
①ウェブサイト(Google Chromeなど)を開く
②「outlook」で検索
③「Outlook.com – 無料の個人用メール」をクリック
④サインイン画面が表示されるので、「アカウントを作成しましょう」をクリック
⑤「新しいメールアドレスを取得」をクリック
⑥ユーザー名(@マークより前)を作成 ※わかりやすく、覚えやすい文字列を心がけましょう
⑦ドメイン(@マークより後ろ)を選択 (outlook.jp、outlook.com、hotmail.comから自由に選択可能)
(⑧)※「このメールアドレスは既に誰かに使われています。別の名前でお試しください」などのエラーメッセージが表示された場合は別の文字列で作成
⑨パスワードを作成

Outlook超入門7
③「Outlook.com – 無料の個人用メール」をクリック
Outlook超入門8
④サインイン画面が表示されるので、「アカウントを作成しましょう」をクリック
Outlook超入門9
⑤「新しいメールアドレスを取得」をクリック
Outlook超入門10
⑦ドメイン(@マークより後ろ)を選択 

アプリにアカウントを追加する

上記の基本的な情報入力が終われば、新しいOutlookの画面が開きます。
そこで、先程のアプリに戻って、アカウントの追加を行います。

手順

①最初に開いていたOutlookアプリをもう一度開く
②[ファイル]タブ(左上)をクリック
[情報]>[アカウントの追加]をクリック
④先程取得した新しいメールアドレスを入力
⑤パスワードを入力

以上のあと、「アカウントが正常に追加されました」というメッセージが表示されればOKです。

Outlook超入門11
②「ファイル」タブをクリック
Outlook超入門12
「アカウントが正常に追加されました」が表示されればOK

それではいよいよ、メールを作成して送る方法を見ていきましょう。

メールの送り方

メールアドレスの取得、そしてアカウント追加ができたところで、ついにメールを作成・送信していきます。

▼動画でチェックしたい方はこちら

メールを送る際には、
①新しくメールを作成して送る
②すでに届いたメールに対して返信する
の2種類に分けられます。順に見ていきましょう。

新しくメールを送る

手順

①タブ(画面上方)から、ホーム>[新しいメール](左端)をクリック
②以下の情報を入力
  宛先:送りたい人のメールアドレスを入力または候補から選択。複数人も可。
  件名:メールの内容をなるべくシンプルに記載
  本文:本文入力欄(大きな白いエリア)に本文を入力。
③[送信]ボタン(左上方、紙飛行機の絵文字)をクリックして送信

Outlook超入門13
①タブから、ホーム>「新しいメール」をクリック
Outlook超入門14
②情報を入力
Outlook超入門15
③「送信」ボタンをクリックして送信

本文を作成する際は、
①協調したい部分を選択
②タブ>メッセージ>機能(文字サイズや色、太字、背景色など)を選択
の手順で、一部分を強調することが可能です。
締め切りなど重要事項を目立たせる際に便利です。

正しく送信されたメールは、フォルダ>「送信済みファイル」内に格納されます。

メールに返信する

手順

①メール一覧から、返信したいメールをクリック
②閲覧ウィンドウから[返信](右上)をクリック
③本文を入力する
 ※宛先は自動的に送り主(=返信先)が設定されるため、入力は不要
 ※件名は「RE: [元の件名]」と自動的に設定されるため、入力は不要
  『RE』は「このメールは返信ですよ」というサインになるので、基本的にはそのままにしましょう。
④[送信]ボタン(左上方、紙飛行機の絵文字)をクリックして送信

まとめ

いかがでしたか?
本記事では、Outlookのメイン機能である、メールの使い方を紹介しました。
この記事を読んで、「Outlookを始めてみようかな」と思っていただければ幸いです。

次回は、Outlookの基本機能5つを紹介します。
ポップアップや誤字修正など、マスターすることでメール周りの生産性をぐっと引き上げる重要な機能を、詳しく紹介しています。
ぜひこちらもチェックして、5つの重要機能をしっかりマスターしていきましょう。


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この記事を書いた人

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