はじめに
Outlookは、WordやExcelでお馴染みのMicrosoft社が作ったアプリで、
メール機能やスケジュール機能をはじめ作業効率を高める様々な機能が詰まった、非常に便利なツールです。
しかし、「使い方がわからない」「使ったことがない」という方が多いのではないでしょうか。
Outlookを使いこなすことで、連絡や予定を一括・連携管理して、作業効率をかなり高めることができます。この記事では、特にメインの機能となるメールにフォーカスをあてて、画面や操作を紹介していきます。
※本記事はYouTube『Youseful / 人材教育の教科書』チャンネルより、以下の動画を記事にまとめたものです。
記事内でも動画の該当箇所を適宜ご案内しておりますので、ぜひ学習にご活用ください。
Outlookの基本的な機能
先程「OutlookにはOutlookには作業効率を高めるための様々な機能が詰まっている」と言いましたが、
主な機能は３つあります。
①メール
②予定管理表
③やることリスト
Outlookを使いこなすことで、連絡や予定を一括・連携管理して、作業効率をかなり高めることができそうですね。
この記事では、特にメインの機能となるメールにフォーカスをあてて、画面や操作を紹介していきます。
画面の見方
Outlookを開く
まず、Outlookを開くところから始めていきましょう。
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①デスクトップ画面（パソコンを起動した際の最初の画面）左下の [スタート] ボタンをクリック
②下部の検索欄に「Outlook」と記入
③検索結果としてOutlookが表示されるので、[開く]をクリック
メール画面の見方
メール画面には、主に５つの項目が存在します。
①メール一覧 （送り主、受信時間、件名が新しい順に並んでいる）
②閲覧ウィンドウ （メール一覧からクリックして開いたメールの全文や添付ファイルが表示される）
③フォルダ （受信トレイ、下書き、迷惑メールなど。自分でフォルダを作成することも可能。）
④タブ （変化を加えるツールが詰まっているエリア。例：メールの新規作成）
⑤切り替えボタン （メール⇔カレンダー⇔To do リストの切り替え）
いかがでしょうか。以上が基本的なOutlookのメール画面の見方になります。
メールアドレスの作り方
次に、Outlookのアカウントを取得しましょう。
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Outlookのメールアドレスを取得する
Outlookのメールアドレスを取得していきます。
⓪ Outlookアプリを閉じる
①ウェブサイト（Google Chromeなど）を開く
②「outlook」で検索
③「Outlook.com – 無料の個人用メール」をクリック
④サインイン画面が表示されるので、「アカウントを作成しましょう」をクリック
⑤「新しいメールアドレスを取得」をクリック
⑥ユーザー名（＠マークより前）を作成 ※わかりやすく、覚えやすい文字列を心がけましょう
⑦ドメイン（＠マークより後ろ）を選択 （outlook.jp、outlook.com、hotmail.comから自由に選択可能）
（⑧）※「このメールアドレスは既に誰かに使われています。別の名前でお試しください」などのエラーメッセージが表示された場合は別の文字列で作成
⑨パスワードを作成
アプリにアカウントを追加する
上記の基本的な情報入力が終われば、新しいOutlookの画面が開きます。
そこで、先程のアプリに戻って、アカウントの追加を行います。
①最初に開いていたOutlookアプリをもう一度開く
②[ファイル]タブ（左上）をクリック
③[情報]＞[アカウントの追加]をクリック
④先程取得した新しいメールアドレスを入力
⑤パスワードを入力
以上のあと、「アカウントが正常に追加されました」というメッセージが表示されればOKです。
それではいよいよ、メールを作成して送る方法を見ていきましょう。
メールの送り方
メールアドレスの取得、そしてアカウント追加ができたところで、ついにメールを作成・送信していきます。
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メールを送る際には、
①新しくメールを作成して送る
②すでに届いたメールに対して返信する
の2種類に分けられます。順に見ていきましょう。
新しくメールを送る
①タブ（画面上方）から、ホーム＞[新しいメール]（左端）をクリック
②以下の情報を入力
宛先：送りたい人のメールアドレスを入力または候補から選択。複数人も可。
件名：メールの内容をなるべくシンプルに記載
本文：本文入力欄（大きな白いエリア）に本文を入力。
③[送信]ボタン（左上方、紙飛行機の絵文字）をクリックして送信
本文を作成する際は、
①協調したい部分を選択
②タブ＞メッセージ＞機能（文字サイズや色、太字、背景色など）を選択
の手順で、一部分を強調することが可能です。
締め切りなど重要事項を目立たせる際に便利です。
正しく送信されたメールは、フォルダ＞「送信済みファイル」内に格納されます。
メールに返信する
①メール一覧から、返信したいメールをクリック
②閲覧ウィンドウから[返信]（右上）をクリック
③本文を入力する
※宛先は自動的に送り主（＝返信先）が設定されるため、入力は不要
※件名は「RE: [元の件名]」と自動的に設定されるため、入力は不要
『RE』は「このメールは返信ですよ」というサインになるので、基本的にはそのままにしましょう。
④[送信]ボタン（左上方、紙飛行機の絵文字）をクリックして送信
まとめ
いかがでしたか？
本記事では、Outlookのメイン機能である、メールの使い方を紹介しました。
この記事を読んで、「Outlookを始めてみようかな」と思っていただければ幸いです。
次回は、Outlookの基本機能５つを紹介します。
ポップアップや誤字修正など、マスターすることでメール周りの生産性をぐっと引き上げる重要な機能を、詳しく紹介しています。
ぜひこちらもチェックして、５つの重要機能をしっかりマスターしていきましょう。
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