【社会人必見・動画付き】生産性UPで仕事が変わる! | Outlookの基本機能5選

目次

 はじめに

前回の記事で、OutlookはMicrosoft社が作った、メール機能をはじめ作業効率を高める様々な機能が詰まった便利なアプリだとご紹介しました。


そんなOutlookを最大活用するため、前回の超入門編に引き続き、今回もOutlookの使い方を学んでいきましょう。
今回は【Outlook入門編】ということで、基本的かつ超重要な機能を5つ紹介します。

※本記事はYouTube『Youseful / 人材教育の教科書』チャンネルより、以下の動画を記事にまとめたものです。
記事内でも動画の該当箇所を適宜ご案内しておりますので、ぜひ学習にご活用ください。

ポップアウト

『ポップアウト機能』の利点は、もらったメールの内容や資料を確認しながらメールを打つことができる点です。

たとえば、「以下の候補日から都合のいい日をご連絡ください」といったメールを受け取ったとします。
その場合、受け取ったメールに返信すると思うのですが、通常、メール作成画面を開くと元のメールの画面が隠れてしまいます。
すると、メールを書いている間に候補日を忘れてしまい、元のメールとメール作成画面を行ったり来たり……という非効率が生まれる可能性がありますよね。
そこで、ポップアウト機能を使えば、元のメールとメール作成画面を同時に見ることができ、上記のような非効率を防ぐことができます。

Outlook初級1

それでは、実際の使い方をみていきましょう。

▼動画でチェックしたい方はこちら

手順

①当該メールの「返信」(閲覧ウィンドウ右上)をクリック(もしくはCtrl+R)
②返信の「ポップアウト」(画面右上)をクリック
 →返信画面のみウィンドウが切り分けられる
③受け取ったメール本文が見えるようにウィンドウの位置を移動させる

Outlook初級2
②返信の「ポップアウト」をクリック

これで、返信画面をポップアウトさせることができました。
返信の際にいつもポップアウトをさせたい方は、以下の手順でデフォルト設定をしておくと便利です。

手順

①「ファイル」(左上)をクリック
②「オプション」(下から2番目)をクリック
③「メール」(上から2番目)をクリック
④ 下にスクロールして、「返信/転送」に移動
⑤「返信と転送を新しいウィンドウで開く」(一番上のチェックボックス)に✓
⑥ 「OK」(ダイアログ右下)をクリック

Outlook初級3
①「ファイル」をクリック
Outlook初級4
②「オプション」をクリック
Outlook初級5
⑤「返信と転送を新しいウィンドウで開く」に✓

これで、次回から返信をする際は自動的に返信画面がポップアウトします。

フォルダの移動

「受信トレイ」や「下書き」、「迷惑メール」といった、メールを格納するものを「フォルダ」といいます。
ただ、特に「受信トレイ」は受信したメールに不要なメールが混ざってしまい、本当に必要なメールを見つけにくくなりがちです。
なので、メールを効率的に扱うためにはフォルダを活用したメールの整理がとても大切です。
ここでは、フォルダを活用してメールを整理する方法をマスターしていきましょう。

▼動画でチェックしたい方はこちら

メールを別のフォルダに移動・格納する

手順

① メール一覧フィールドから、移動したいメールを見つける
② フォルダフィールドから、移動先のフォルダを見つける
③ ①のメールを②のフォルダにドラッグ&ドロップする

Outlook初級6

これで、メールを別のフォルダに移動させることができました。
例えば、「受信トレイ」に入ったメルマガなどの不要なメールを「迷惑メール」に移動する際などで使います。
しかし、不要なメールが届くたびに受信トレイから迷惑メールに移動させるのは、非効率的です。
そこで、不要なメールが自動的に「迷惑メール」フォルダに振り分けられるよう設定する方法を確認していきましょう。

迷惑メール設定

手順

①迷惑メールとして設定したいメール(メルマガなど)を開く
②タスクバー>「削除」セクション>「迷惑メール」をクリック
③「受信拒否リスト」をクリック
④ダイアログボックスの「OK」をクリック

Outlook初級7

これで、①のメールの差出人から受け取ったメールは、自動的に「迷惑メール」フォルダに格納されます。
迷惑メールフォルダ内はこまめに削除することをおすすめします。
不要なメールでデータ容量が圧迫されることを防ぐためです。

次はデータ容量を多く残すために、フォルダ内の複数のメールを一括削除する方法を確認しましょう。

フォルダ内のメール一括削除

手順

①いずれかのメールを選択
②フォルダ内の全メールを一括削除したい→Ctrl+A(全選択)
 ある期間内のメールを一括削除したい→Shift+左クリック(一括選択)
③右クリック
④「削除」をクリック

Outlook初級8

これで、迷惑フォルダの整理も完了です。

OutlookとGmailとの連携

普段使っているメールとして、Gmailや会社ドメインのメールアドレスを使っている方も多いと思います。
たくさんのメールツールを行き来するのは手間がかかりますよね。
OutlookにGmailを連携することで、OutlookでGmailアドレスで受け取ったメールも確認できるようになります。

▼動画でチェックしたい方はこちら

手順

①「ファイル」(画面左上)をクリック
②「アカウントの追加」を選択
 ~ウインドウが表示される~
③「メールアドレス」欄に追加したいメールアドレスを記入
 ~「アカウントが正常に追加されました」と表示される~
④ 「完了」をクリック

Outlook初級9
①「ファイル」をクリック
Outlook初級10
②「アカウントの追加」を選択
Outlook初級11
③「メールアドレス」欄に追加したいメールアドレスを記入

フォルダの欄を確認し、Outlookアドレスのフォルダ一覧の下に新しく追加したアドレスのフォルダ一覧が表示されていれば完了です。

Outlook初級12

これで、Outlookアプリ1つで、複数のメールアドレスを管理することができるようになりました。

キーワード検索

キーワード検索とは、キーワードを検索ボックスに入力すると、件名や本文にキーワードを含むメールのみを表示する、という機能です。

▼動画でチェックしたい方はこちら

キーワード検索をかける方法

検索ボックスは、2つの方法で見つけることができます。

1つ目は、画面最上部青いリボンにある、虫眼鏡マークと「検索」という文字が表示されているボックスです。ここにキーワードを入力して検索をかけることができます。
2つ目は、ショートカットキーを使って検索ボックスを出す方法です。Ctrl+Eで検索ボックスが開きます。

Outlook初級13
Outlook初級14

また、検索を解除したい場合は、Esc(エスケープキー)を押せば、解除することができます。

検索範囲を指定してキーワード検索をかける方法

検索をかける際に重要になるのが、検索をかける範囲です。

例えば、あるアカウントの受信フォルダ内にあるメールが探したいとき、
選択されている範囲が迷惑メールフォルダの状態で検索をかけてしまうと、
いくら正確なキーワードで検索しても、当該メールは見つかりません。

メールを正しくかつ素早く見つけるためには、
現在のフォルダ内で検索をかけるのか、
「現在のメールボックス」内(=現在選択されているアカウント内)で検索をかけるのか、
「すべてのメールボックス」(=全アカウントの全フォルダ)で検索をかけるのか、
など、正しい検索範囲で検索をかけることが重要です。

検索範囲は、画面上側のタスクバー>「検索」タブ>「範囲」フィールドで設定することができます。

主な範囲

フォルダ」:現在選択されているフォルダ内

現在のメールボックス」:現在選択されているアカウント内

すべてのメールボックス」:全アカウントの全フォルダ

Outlook初級15
「フォルダ」:現在選択されているフォルダ内
Outlook初級16
「現在のメールボックス」:現在選択されているアカウント内
Outlook初級17
「すべてのメールボックス」:全アカウントの全フォルダ

「さっきビジネス用のアカウントで受信したメール!」という場合はフォルダ内検索、「どのアカウントに届いたメールだっけ…」という場合は全体検索するなど、適切は範囲指定をマスターすることで、より速くメールを見つけることができます。

誤字修正・スペルチェック

メールを書く際には、誤字は極力避けたいものです。
Outlookには、誤字を発見して修正提案をしてくれる、「誤字修正」「スペルチェック」という機能も備わっています。
これら機能をマスターして、より効率的にメール作成を行っていきましょう。

▼動画でチェックしたい方はこちら

誤字修正

誤字修正には、2つのパターンがあります。

1つ目は、文章を打っている最中から間違いを指摘してくれるパターンです。
この仕様では、文章を打っている最中から、誤字を見つけ次第下線を引いてくれます。

下線の種類

赤い波線 :スペルミス(綴り間違い、誤字)

青い二重線:文法ミス

Outlook初級18

そして、誤字部分の修正には2つの方法があります。

手順1:一つ一つ修正する場合

①下線部分にカーソルを合わせる
②右クリック
③修正提案がボックス上部に表示されるので、適当なものをクリック

Outlook初級19

こちらは最も基本的な操作方法です。
この方法でも修正できますが、一つ一つカーソルを動かして…と操作するには手間がかかるため、修正ウィンドウを表示して一気に修正する方法を紹介します。

手順2:連続して修正する場合

F7キーを押す
 ~「スペルチェックと文章校正」というタイトルのウィンドウが開く~
②誤字の箇所が表示されるため、適切な操作をする

  • 誤字である場合:「修正候補の一覧」で適切な候補を選択肢→「修正」(Alt+cキー)を押す
  • 誤字でない場合:今回のみ修正しない場合は「無視」(Alt+iキー)、今後該当文字列はすべて修正しない場合は「すべて無視」(Alt+gキー)を押す

 ~自動で次の修正候補が表示される~

名前などの固有名詞は誤字として修正提案される場合があります。
その場合は「すべて無視」もしくは「辞書に追加」を選択して、名前が出るたびに修正提案されないようにします。

Outlook初級20

こちらの方法では、修正箇所を連続で修正・解決することができます。
さらにショートカットキーをマスターすることで、誤字修正にかかる時間を大幅に削減することができます。
以上が1つ目の文字を打っている最中から誤字を提示するパターンの誤字修正機能です。

スペルチェック

しかし、「打っている最中から下線がたくさん現れると気が散る」という人もいるでしょう。
次に、2つ目のパターンである、メールを送る直前にまとめて誤字修正をかける方法を紹介します。

Outlookの初期設定では、文字を打っている最中に誤字を提示する設定になっています。
そこで、まずはメールを送る直前にまとめて誤字修正するパターンに設定変更しましょう。

手順

①画面上部のタスクバー>「ファイル」タブをクリック
②一番下の「オプション」をクリック
 ~「Outlookのオプション」ウィンドウが表示される~
③「メール」セクション>「送信時にスペルチェックを実行する」に✓
④ [スペルチェックとオートコレクト]をクリック
⑤「入力時にスペルチェックを行う」から✓をはずす

Outlook初級21
①画面上部のタスクバー>「ファイル」タブをクリック
Outlook初級22
②一番下の「オプション」をクリック
Outlook初級23
③「送信時にスペルチェックを実行する」に✓④ [スペルチェックとオートコレクト]をクリック
Outlook初級24
⑤「入力時にスペルチェックを行う」から✓をはずす

これで打っている最中は下線が現れませんが、「送信」ボタンを押した際に「スペルチェック」ウィンドウが開き、修正提案を一つずつ順に提案してくれるようになります。

Outlook初級25

まとめ

いかがだったでしょうか。
本記事では、Outlookをさらに効果的に活用するための5つの機能を紹介しました。

ご紹介した5つの機能を活用することで、仕事での生産性をぐっと引き上げることができます。
基本の5機能をしっかりとマスターして、1ランク上のビジネスマンを目指していきましょう。

また、YousefulはYouTubeチャンネルにて、ビジネスに役立つ様々なツールの活用法を紹介しています。
ご興味がある方は、ぜひ以下のリンクからチャンネル登録をお願いします。

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この記事を書いた人

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