【Outlook基本機能5選！動画付き】ポップアウト・フォルダ移動・Gmailとの連携などを徹底解説

前回の記事で、OutlookはMicrosoft社が作った、メール機能をはじめ作業効率を高める様々な機能が詰まった便利なアプリだとご紹介しました。

そんなOutlookを最大活用するため、前回の超入門編に引き続き、今回もOutlookの使い方を学んでいきましょう。
今回は【Outlook入門編】ということで、基本的かつ超重要な機能を５つ紹介します。

※本記事はYouTube『ユースフル / スキルの図書館』チャンネルより、以下の動画を記事にまとめたものです。
記事内でも動画の該当箇所を適宜ご案内しておりますので、ぜひ学習にご活用ください。

ポップアウト

▶動画でチェックしたい方は 0:28~

『ポップアウト機能』の利点は、もらったメールの内容や資料を確認しながらメールを打つことができる点です。

たとえば、「以下の候補日から都合のいい日をご連絡ください」といったメールを受け取ったとします。その場合、受け取ったメールに返信すると思うのですが、通常、メール作成画面を開くと元のメールの画面が隠れてしまいます。すると、メールを書いている間に候補日を忘れてしまい、元のメールとメール作成画面を行ったり来たり……という非効率が生まれる可能性がありますよね。

そこで、ポップアウト機能を使えば、元のメールとメール作成画面を同時に見ることができ、上記のような非効率を防ぐことができます。

それでは、実際の使い方をみていきましょう。

これで、返信画面をポップアウトさせることができました。

返信の際にいつもポップアウトをさせたい方は、以下の手順でデフォルト設定をしておくと便利です。

これで、次回から返信をする際は自動的に返信画面がポップアウトします。

フォルダの移動

▶動画でチェックしたい方は 2:29~

「受信トレイ」や「下書き」、「迷惑メール」といった、メールを格納するものを「フォルダ」といいます。

ただ、特に「受信トレイ」は受信したメールに不要なメールが混ざってしまい、本当に必要なメールを見つけにくくなりがちです。なので、メールを効率的に扱うためにはフォルダを活用したメールの整理がとても大切です。

ここでは、フォルダを活用してメールを整理する方法をマスターしていきましょう。

メールを別のフォルダに移動・格納する

これで、メールを別のフォルダに移動させることができました。例えば、「受信トレイ」に入ったメルマガなどの不要なメールを「迷惑メール」に移動する際などで使います。

しかし、不要なメールが届くたびに受信トレイから迷惑メールに移動させるのは、非効率的です。そこで、不要なメールが自動的に「迷惑メール」フォルダに振り分けられるよう設定する方法を確認していきましょう。

迷惑メール設定

これで、①のメールの差出人から受け取ったメールは、自動的に「迷惑メール」フォルダに格納されます。

迷惑メールフォルダ内はこまめに削除することをおすすめします。不要なメールでデータ容量が圧迫されることを防ぐためです。

次はデータ容量を多く残すために、フォルダ内の複数のメールを一括削除する方法を確認しましょう。

フォルダ内のメール一括削除

これで、迷惑フォルダの整理も完了です。

OutlookとGmailとの連携

▶動画でチェックしたい方は 4:40~

普段使っているメールとして、Gmailや会社ドメインのメールアドレスを使っている方も多いと思います。たくさんのメールツールを行き来するのは手間がかかりますよね。そこで、OutlookにGmailを連携して、OutlookでGmailアドレスで受け取ったメールも確認できるようになります。

フォルダの欄を確認し、Outlookアドレスのフォルダ一覧の下に新しく追加したアドレスのフォルダ一覧が表示されていれば完了です。

これで、Outlookアプリ１つで、複数のメールアドレスを管理することができるようになりました。

キーワード検索

▶動画でチェックしたい方は 5:43~

キーワード検索とは、キーワードを検索ボックスに入力すると、件名や本文にキーワードを含むメールのみを表示する、という機能です。

キーワード検索をかける方法

検索ボックスは、2つの方法で見つけることができます。

1つ目は、画面最上部青いリボンにある、虫眼鏡マークと「検索」という文字が表示されているボックスです。ここにキーワードを入力して検索をかけることができます。

2つ目は、ショートカットキーを使って検索ボックスを出す方法です。Ctrl＋Eで検索ボックスが開きます。

また、検索を解除したい場合は、Esc（エスケープキー）を押せば、解除することができます。

検索範囲を指定してキーワード検索をかける方法

検索をかける際に重要になるのが、検索をかける範囲です。

例えば、あるアカウントの受信フォルダ内にあるメールが探したいとき、選択されている範囲が迷惑メールフォルダの状態で検索をかけてしまうと、いくら正確なキーワードで検索しても、当該メールは見つかりません。

メールを正しくかつ素早く見つけるためには、
①現在のフォルダ内で検索をかけるのか
②「現在のメールボックス」内（＝現在選択されているアカウント内）で検索をかけるのか
③「すべてのメールボックス」（＝全アカウントの全フォルダ）で検索をかけるのか
など、正しい検索範囲で検索をかけることが重要です。

検索範囲は、画面上側のタスクバー＞「検索」タブ＞「範囲」フィールドで設定することができます。

「さっきビジネス用のアカウントで受信したメール！」という場合はフォルダ内検索、「どのアカウントに届いたメールだっけ…」という場合は全体検索するなど、適切は範囲指定をマスターすることで、より速くメールを見つけることができます。

誤字修正・スペルチェック

▶動画でチェックしたい方は 9:30~

メールを書く際には、誤字は極力避けたいものです。Outlookには、誤字を発見して修正提案をしてくれる、「誤字修正」「スペルチェック」という機能も備わっています。これら機能をマスターして、より効率的にメール作成を行っていきましょう。

誤字修正

誤字修正には、２つのパターンがあります。

1つ目は、文章を打っている最中から間違いを指摘してくれるパターンです。この仕様では、文章を打っている最中から、誤字を見つけ次第下線を引いてくれます。

そして、誤字部分の修正には2つの方法があります。

こちらは最も基本的な操作方法です。

この方法でも修正できますが、一つ一つカーソルを動かして…と操作するには手間がかかるため、修正ウィンドウを表示して一気に修正する方法を紹介します。

以上が1つ目の文字を打っている最中から誤字を提示するパターンの誤字修正機能です。

こちらの方法では、修正箇所を連続で修正・解決することができます。さらにショートカットキーをマスターすることで、誤字修正にかかる時間を大幅に削減することができます。

スペルチェック

しかし、「打っている最中から下線がたくさん現れると気が散る」という人もいるでしょう。

次に、2つ目のパターンである、メールを送る直前にまとめて誤字修正をかける方法を紹介します。

Outlookの初期設定では、1つ目に紹介した「文字を打っている最中に誤字を提示する」設定になっています。そこで、まずはメールを送る直前にまとめて誤字修正するパターンに設定変更しましょう。

これで打っている最中は下線が現れませんが、「送信」ボタンを押した際に「スペルチェック」ウィンドウが開き、修正提案を一つずつ順に提案してくれるようになります。

まとめ

いかがだったでしょうか。本記事では、Outlookをさらに効果的に活用するための５つの機能を紹介しました。

ご紹介した5つの機能を活用することで、仕事での生産性をぐっと引き上げることができます。基本の5機能をしっかりとマスターして、1ランク上のビジネスマンを目指していきましょう。

次回は、Outlookの重要機能５つを紹介します。テンプレートやフィルタ機能など、作業時間をぐっと短縮できる重要な機能を詳しく紹介しています。ぜひこちらもチェックして、５つの重要機能をしっかりマスターしていきましょう。