【超入門講座】初心者から始める「Microsoft Teams」の使い方

コロナ禍でリモートワークになり、Microsoft Teamsを使って、業務をしている社会人は多いのではないだろうか。

もしくは、Teamsという名前は聞いたことあるけど、使い方が全く分からない悩みを抱えていないだろうか。

本日はそんなあなたの疑問を解消するために、シリーズ4つのうちの1本目、超入門編と称して、基礎中の基礎から分かりやすく解説しいこうと思う。

この記事を読んで、まずはTeamsの基礎的な理解を深め、Teamsを用いた業務で圧倒的な成果を上げられるようになろだろう。

今回の動画はこちらから!

0.Teamsとは

スピーディーで効率的なコミュニケーションを行なうためのMicrosoftが開発したツールのことだ。

組織やチーム、個人間でのチャット、音声通話、ビデオ会議、ファイル等の共有を、他の製品やサービスを使うことなく、すべてひとつの画面で業務を行うことができる。

有効に使うと、コミュニケーションツールを超え、業務効率化も実現できるツールになる。

ぜひ今回の記事で有効に使う第一歩を歩んでもらえると嬉しい。

1. Teamsのメリットと画面説明

・Teamsの画面説明

まず、Teamsを開くと一番最初に表示される基本画面とメニューを説明したいと思う。

Teams初期画面を示す画像
最新情報:フィードで最新の動きをチェックできる
※ フィードとは、メンション、返信、およびその他の通知が表示される欄のこと。
自分がメンションを貰ったり、返信がきたりなど、自分が関連しているアクションが起こったとき、通知を送ってくれるのが最新情報の役割である。
チャット:1on1やグループでコミュニケーションを取ることができる
個人、グループでメッセージやファイル、Microsoft Stream(企業向け動画共有サービス) へのリンク挿入などができる。
チーム:目的に沿ったグループを作成し、その中でもチャネル分けができる
下の画像のように、チームごとチャットを分けることで、目的に合ったグループでコミュニケーションを取ることができる。
Teamsの初期画面で「チーム」のアイコンの位置を示す画像
予定表:Outlookと連動したスケジュール作成と会議の設定などができる
Outlookでメンバー個人が入力したスケジュールはTeamsと同期され、他のメンバーのものと共に一覧で表示されるので、わざわざTeams上で入力する手間を省くことができる。
通話:画面共有しながらの通話やビデオ通話ができる
Teamsでの通話は、相手が取り込み中なのか、外出中なのかを確認できた上で、通話できるので、非常に便利に使うことができる。
ファイル:Teams内で保存したファイルを一覧できる
ただファイルを送るだけでなく、Teamsでファイルを共同作業することもできる。

・Teamsで業務を完遂できる

今までは、Gmailでメールしたり、コロナ禍なので会議はZoomを使ったり、
と様々なアプリを用いて、コミュニケーションを取る必要があったはずだ。

しかし、Teams使えば、全てTeams内で完結できる。

チャットで連絡を取り、もし、急ぎの会議があればそのままTeamsで通話やビデオ通話することで
会議も開くことができる。

煩雑な手続きを全て排除し、Teams一つで業務に集中することがTeamsの一番のメリットと言えるだろう。

・料金形態について

次に、そんな便利なTeamsの料金形態について見ていこう。

料金設定無料版Microsoft365
ファイルストレージ一人当たり2GB
共有ストレージ10GB
一人当たり1TB
あらかじめ会議を設定不可可能
会議の録画・録音不可可能

ちなみに、有料版Microsoft365には、2種類の料金設定がある。

Microsoft 365 Business Basic:¥540 ユーザー/月相当(年間契約)
Microsoft 365 Business Standard:¥1,360 ユーザー/月相当(年間契約)

どちらでも、有料版としてTeamsの機能は変わらない。

2.メッセージの入力方法

一つメッセージを送るのも様々な方法や工夫ができる。
それぞれどのようなメリットがあるのか見ていこう。

・メンション機能を活用する

メンションを使うことで、複数人いるチャットの中で、誰に対するメッセージなのかを明確にすることができる。

さらに、1人だけでなく、チャネルをメンションの対象にすることでチャネルにいる人全員に対するメッセージということも明確にできる。

メンションを受け取ると…

最新情報が更新され、一目で分かるようになっている。

・返信リアクション機能を活用する

メッセージの下の返信ボタンをクリックすることで、メッセージの下に付随する形で新たにメッセージを送ることができる。

“了解”、”ありがとう”などの一言で終わるような簡単なメッセージに返信したいときは、リアクションを活用しよう。

これにより、顔文字やグッドボタンなどで返信でき、時間短縮できることもTeamsの醍醐味といえる。

・文字のサイズや色を工夫する

Wordと同じように文字のサイズや色を変えて工夫することができる。

強調したいメッセージ、重要事項などはこの機能を用いることで、相手により伝わりやすくなるだろう。

・社内アナウンスを使ってみる

チャットよりも凝った形で伝えたいことを伝えることができる。
しかし、そこまで使用頻度は高くない。

3.通知の設定方法

・通知設定

通知設定には、Teams全体の通知設定を変える方法とチャネルごとの通知設定を変える方法の2種類がある。

どちらの通知設定の方法も見てみよう。

Teams全体の通知を変える方法
①右上のアイコンをクリック
➁アカウントの管理をクリック(バージョンによってはすぐ「通知」の欄が表示される)
③その後、「通知」をクリック
④そこで、自分の設定したいようにTeams全体の通知設定の変更が可能


チャネルごとの通知設定の変更方法
例:下の画像でブース設営のチャネルのみ通知が欲しいとき
①ブース設営にカーソルを合わせ、右に表示される「・・・」をクリック
②一番上に表示される「チャネルの通知」をクリック
③すべてのアクティビティ、オフ、カスタムから自分の欲しい通知設定に変更できる

ブース設営のチャネルを示す画像

・通知方法

上記の通知設定で表示される選択肢とその通知方法は以下の通りだ。

通知設定で表示される選択肢とその通知方法が示された画像
バナー:パソコンの右下に誰からどんなメッセージが来たのか表示される
フィードのみに表示:Teams内の最新情報の欄のみに通知が届く
バナーとメール:バナーに加え、登録しているメールアドレスにも通知が届く
オフ:通知なし

・ステータス設定

ステータス設定のメリット

今自分がどのような状態にいるのか、何をしているのかをチームのメンバーに伝えることができる。

ステータス設定の選択肢を示した画像



具体的には、上の画像のように、連絡可能、取込み中、応答不可、一時退席中、退席中表示から選んで自分の状態を伝えることができる。

さらに、上の画面右上の「ステータスメッセージを設定」から、自分が何をしているのかということを文章で伝えることもできる。

どのメッセージが表示される有効時間も選択でき、一時間から今週中までの範囲で設定することもできる。

・便利な豆知識

「通知」の欄から、「状態」をクリックすることで、状態である人のログイン状態をフォローし、
その人が連絡可能または、オフラインになった時に通知を受けることができる。

「通知」の欄から、「状態」の通知を管理できることを示した画像



これにより、チームメンバーの状態を常に把握でき、ロスタイムなく、コミュニケーションを取ることができる。

4.まとめ

Teamsは有効に使うと、コミュニケーションツールを超え、業務効率化も実現できるツールである。

ここでご紹介した内容はTeamsの機能のごく一部の以下である。
最後に、それぞれの要素をもう一度確認しておこう。

・Teamsの基本情報
・Teamsのメリットと画面説明について
・メッセージの入力方法について
・チャットの通知設定について

Teamsを使う上で欠かせない機能なので、上記4つの内容はぜひ押さえてほしい。

次のステップとして、Teamsを利用する上で一番重要であり、欠かすことのできないチームとチャンネルの違い、Teamsで会議を開く方法について次回は解説していく。

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この記事を書いた人

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