【入門講座】明日から使いこなせる!Microsoft Teams の基本機能

前回の記事で、Teamsの基本情報やメッセージの入力方法、通知設定について理解を深めることができただろう。

今回は少し発展して、チームとチャネルの違いと作り方・メンバーの招待・便利機能を中心に解説していく。

これらはTeamsをマスターする上で、超重要な情報ばかりである。

これを読めば、Teamsの基本操作は完ぺきに身に付けることができる。

今回もぜひ参考にして、Teamsの基本機能をマスターして、業務で活かしてほしい。

今回の動画URL:https://www.youtube.com/watch?v=0nSMLbTErNI

目次

1.チームとチャネルの違いと作り方

最初に、この記事の一番のテーマであるチームとチャネルの違いについて見ていく。
一番大切な内容なので、ぜひ理解してほしい。

・チームとチャネルの違い

チームとチャネルについての違いを示す画像
左にアイコンがある方がチーム(画像では、”Youseful”や”マイナビ企業説明会”がチーム)
そのチームに付随するようにあるのがチャネル(画像では、Yousefulチームのチャネルは、”一般”、”雑談”)


チーム:左側に色付きのアイコンがついているもの
例)Youseful、マイナビ企業説明会

チャネル:チームの下に付随しているカテゴリのこと
例)一般、雑談、ブース設営、プレゼン、資料、お土産準備、人材確保

このチーム、チャネルを使い分けることで、自分に必要な情報がなされている議論にワンクリックですぐに飛ぶことができる。

さらに、目的ごと一目で分かるようになり、優先順位も付けやすくなるメリットがある。

・チームの作り方

次に、そんな便利なチームを自分で作成する方法をご紹介します。

①画面左下の「チームに参加、またはチームを作成」をクリック

チームに参加、作成するために一番初めにクリックするべき場所を示す画像(画面左下をクリック)
※画像左下にある


➁新たに表示された画面でもう一度、「チームを作成」をクリック

③初めからチームを作成する、既存のチームから作成 のどちらかを選択

チームを作成する際の選択肢を表示
既存のチームから作成の意味:今ある他のチームのメンバーそのまま他のチームに移行させるときに使う


④チームの種類を選択

チームの種類を表示
組織全体:チームが作られると、組織内の全員が自動で参加するような仕組みなので、全体にアナウンスするときなどに使用する
プライベート:ユーザーにアクセス許可が必要なので、よりセキュリティが高い
パブリック:組織内の誰でも参加できる

⑤チーム名と組織に関する説明を付ける

⑥「メンバーを追加」で参加させたいメンバーを追加

・チャネルの作り方

次にチームの中に含まれるチャネルの作り方を見ていこう。

①チャネルを追加したいチームの右に表示されている「・・・」をクリック

➁すると、下の画像のように表示されるので、「チャネルを追加」をクリック

チャネルの作り方を示す画像


③チャネル名、説明(省略可能)、プライバシーの3つを記入する欄が表示されるので、必要な項目は記入
 ※プライバシーの選択肢である「標準」、「プライベート」はチームのところで解説した「パブリック」、「プライベート」と同じです。

2.会議を円滑に進めるための機能

会議を行なうためには、まず必要なメンバーをチームに参加させる必要がある。

そこで、メンバーをどのように追加するのか見ていこう。

しかし、社内の人かどうかでメンバーの追加方法が異なるので注意する必要がある。

まずは、社内メンバーを追加する方法から見ていこう。

・社内メンバーを追加する方法

①追加したいチームの右に表示される「・・・」をクリック

➁表示される選択肢の中から、「メンバーを追加」をクリック

③次に表示されるフォームに名前を記入する

・社外ゲストを追加する方法

次に、外部のユーザーをゲストとして招待する方法を見ていこう。

①チームからメンバーを追加する

➁表示された画面にメールアドレスを入力する

注意!
初めて外部のユーザーを追加するときは、、、
管理者がMicrosoft365から設定をする必要がある。

①Microsoft365の管理センターから「Teamsでユーザーをまとめる」を選択
➁「管理」をクリック
③「Teamsへのゲストアクセスを許可する」をオンにする

この設定を経て、社外ゲストを追加することができるので、注意してほしい。

3.便利なツール

最後に、知っておくと便利なTeamsのツールを2つ紹介する。

・OneNote

OneNoteは一言でいうと、リッチな議事録を作るためのツールである。
OneNoteの良さは、ページの管理をあたかもノートのように体系的に管理することができることだ。

そんなOneNoteを使う大きなメリットは2つある。

1つは、会議の詳細や情報を簡単に入力できるということだ。

予定表とOneNoteをスケジューリングでき、自動的に会議の日付や参加者を入力してくれるので、簡単に予定を組むことができる。

2つ目は、ページ設定とセクション設定ができることだ。

これにより、一冊の本のように見出しができ、分かりやすくまとめることができる。
そうすることで、自分の欲しい情報をすぐに見つけられる。

そんな便利なOneNoteの開き方を説明する。

・OneNoteの開き方

OneNoteを開く際、一番初めに押すべき場所を示す画像
①上の「+」のアイコンをクリック
その次にどこをクリックするべきか示す画像
➁タブの追加のページからOneNoteをクリック
OneNoteの新しいタブの位置の選択肢が表示されている画像
③これで開くことができる
既存のノートに追加したり、新規にノートを作ることもできる

・Wikipedia

Wikipediaの主な使用方法は、新しくチームのメンバーに加入した方のために、何か情報を記入することである。

これさえ見ておけば、業務の流れに関する情報やよく受ける質問についてメンバーがすぐに理解できるようになる。

そうすることで、すぐにチーム内の情報を掴むことができる。

Wikipediaをどこで開くか示す画像
wうぃウィルゲートWikipediaWikipedia は画像のように上部にあるタブにデフォルトでセットされている。

4.まとめ

今回の記事で、Teamsの基本機能はマスターできたのではないだろうか。

・チームとチャネルの違いとそれぞれの作り方
・メンバーを招待する方法
・Teamsで使える便利なツール

これらは、すぐにでも使える非常に便利で大切な知識である。

チームとチャネルの違いを理解するのが難しかったり、会議の進め方が分からないという人は多くいる。

今回の記事で、そんな人に対して、1歩リードできたのではないかと思っている。

次の記事では、Teamsをさらに便利に使うためのファイルの共有や外部アプリの連携について紹介していこうと思う。

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この記事を書いた人

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