Teamsのテレビ会議を使い倒せ!初心者でも初心者でも分かる実務テクニックまとめ

今回は、Teamsで最もよく使われるツールであるテレビ会議(ビデオ会議)の使い方とその便利ツールをご紹介していきます。

テレビ会議をマスターして、Teamsを有効活用して、業務効率を上げていきましょう。

今回の動画URL:https://www.youtube.com/watch?v=dTP-ZhPSQSo

目次
1.テレビ会議を繋げる前に知っておきたい4つの便利技
2.テレビ会議を開くための2つの方法
3.Teamsの会議で気を付けるべきこと2選
本日のまとめ

目次

1.テレビ会議を繋げる前に知っておきたい4つの便利技


Teamsのテレビ会議の時に知っておくと便利な機能が4つあります。
それは、メモ、録画、背景、画面共有の4つです。
それぞれどのようにして使うのか、それがあるとどのように便利が見ていきましょう。

・メモ
メモを使うメリットは、会議の目標や注意事項の会議中何を話すのかを記録することができるという点があります。
さらに、メモの内容はテレビ会議に参加してるメンバーと共有することができるので、メンバー間で同じ意識を持つことができます。

メモのページの開き方
①会議中表示される「・・・」をクリック
➁「会話のメモを表示する」をクリック

①画面下のバーにある「・・・」をクリック
②すると、バーの上に選択肢が表示されるので、「会議のメモを表示する」をクリック

・録画
テレビ会議に時間が合わず、参加できなくても録画していれば、後からそのテレビ会議を全て見返すことができます。
しかし、この録画機能は有料版でしかできず、無料版では録画することができないので注意してください。

録画の開始方法
①会議中表示される「・・・」をクリック
②「レコーディングを開始」をクリック

①会議中表示される「・・・」をクリック
②「レコーディングを開始」をクリック

・背景
Teamsのテレビ会議を家で行うことも多いと思います。
しかし、こうした背景や自分のインテリアを見られたくない人も多いのではないのでしょうか。
そんな時、この背景の機能を使うことで、これらの問題を解消できます。

背景の開き方

①会議中表示される下の「・・・」をクリック
②「背景効果を表示する」をクリック

・画面共有
画面共有することで、パワーポイントのスライドやExcelの分析結果などを表示しながら、プレゼンを進めることができ、非常に便利な機能となっています。
まずは、そんな画面共有の開き方を見ていきましょう。

・画面共有の開き方

①赤で囲われているアイコンをクリック
②すると、すでにデスクトップで開いている画面が表示されるので、画面共有したいページをクリック

・画面共有でできること
画面共有していると、下の画像のように「制御を渡す」という選択肢が表示されます。
これをクリックすることにより、相手がTeams上で同じ画面を操作することができるようになります。

2.テレビ会議を開くための2つの方法


ついに、会議をセッティングする方法を説明していきます。
この会議をセッティングする方法は、今すぐ始めるか、スケジューリングするかの2つがあります。それぞれ見ていきましょう。

・会議を今すぐ始める方法

会議を今すぐ始めたい場合は、非常に簡単なステップで始めることができます。

①会議を始めたいチャネルに入って、カメラのアイコン(画像でマウスが指しているアイコン)をクリック
②その後、表示される画面で、今すぐ会議をクリック


・会議をスケジューリングする方法

次に、会議を予めセッティングしておく方法もご紹介します。

①画像の左端に表示されている「予定表」をクリック
②画像の右上にある「+新しい会議」をクリック

③その後、スケジューリングした会議の名前や必須出席者など詳細な情報を入力します

3.Teamsの会議で気を付けるべきこと2選

・マイクをミュート・カメラオフ
大人数で会議をするときは、プレゼンター以外は、マイクはミュート、カメラはオフすると、
データが重くならず、会議もスムーズに行えます。

・ハウリング

オフィスの会議室に複数人が入って、それぞれテレビ会議をしたとき、
全員が音声をオンにしていしまうと、音がハウリングして聞きづらくなってしまうことがあります。
この解消法として、スピーカーフォンを会議室の真ん中に置き、
それに向かって話しかけるようにすれば、ハウリングしにくくなります。

まとめ

今回は、Teamsで最も使用頻度の高いテレビ会議の方法とそのセッティングを見てきました。
この記事でTeamsのテレビ会議はマスターできたと思います!
ぜひ一度この知識を活かして、テレビ会議をセッティングしてみてください。

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この記事を書いた人

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