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【動画付き・コレだけは押さえたい!】Wordの便利機能と印刷・PDF化の方法を紹介!

前回の記事では、Wordの文字の位置を揃える方法やおすすめショートカット15選などを紹介してきました。
おすすめショートカット15選は覚えることができたでしょうか。

まだ読んでいない方や不安の残る方は、ぜひ前回の記事も読んで、基礎をしっかりと固めていきましょう。

▼前回の記事はこちら

今回はWord初級編ということで、余白の設定方法やヘッダー・フッターを利用する方法、文章の印刷とPDF化の方法を紹介します。

実務に即した知識を身につけることができるので、ぜひ活用しましょう。

※本記事はYouTube『Youseful / 人材教育の教科書』チャンネルより、以下の動画を記事にまとめたものです。
記事内でも動画の該当箇所を適宜ご案内しておりますので、ぜひ学習にご活用ください。

目次

余白設定とヘッダー・フッター機能

余白設定の変更方法

下記の赤く囲われている何も書かれていない部分が余白です。

Word初級編1

Wordは余白のサイズを自由に変更することができます。
実際に余白のサイズを変更する手順を見ていきましょう。

手順
  1. [レイアウト]をクリックする
  2. [余白]をクリックする
  3. [ユーザー設定の余白]をクリックする
  4. 下記の「ページ設定」が表示され、ここで余白を好みの設定に変更して[OK]をクリックする
Word初級編2
2.[余白]をクリックする
Word初級編3
3.[ユーザー設定の余白]をクリックする
Word初級編4
4.下記の「ページ設定」が表示され、ここで余白を好みの設定に変更して[OK]をクリックする

ヘッダー機能の使い方

ヘッダーは赤く囲われているページ上部の領域のことで、会社名や日付などを入力したいときに利用します。

Word初級編5

上記のようにヘッダーに日付を入力する手順を見ていきましょう。

手順
  1. ページ上部の余白をダブルクリックする
  2. 下記のように余白に文字を入力できるようになるので、日付を入力する
    ※日付の入力にはショートカットがあり、「Alt」+「Shift」+「D」を押下すると、その日の日付を一回で入力できる
  3. 入力した日付を右詰めに移動する
    ※入力した文字を右詰めにするショートカットがあり、「Ctrl」+「R」で一回で下記のように入力した日付を移動できる
Word初級編6
1.ページ上部の余白をダブルクリックする
Word初級編7
2.上記のように余白に文字を入力できるようになるので、日付を入力する
Word初級編8
3.入力した日付を右詰めに移動する

以上の手順で簡単にヘッダーに日付を入力することができます。

ここからはもう一段階ステップアップした内容をお伝えします。
先ほどの手順で「2020/06/24」と日付を入力できました。次は、その日付を「令和〇年〇月〇日」のように和暦に変更したいときの手順を紹介していきます。

手順
  1. 変更したい日付をドラックアンドドロップする
  2. [日付と時刻]をクリックする
  3. 下記のような画面が表示されるので、「言語の選択」を「日本語」に変更する
  4. 「表示形式」の中から変更したい和暦を選択し、[OK]をクリックする
Word初級編9
2.[日付と時刻]をクリックする
Word初級編10
3.上記画面が表示されるので、「言語の選択」を「日本語」に変更する
Word初級編11
4.「表示形式」の中から変更したい和暦を選択し、[OK]をクリックする

フッター機能の使い方

フッターはページ下部の領域のことで、ページ番号を記載したいときに利用します。
フッターにページ番号をつける手順を見ていきましょう。

手順
  1. ページ下部の余白をダブルクリックする
  2. [ページ番号]をクリックする
  3. [ページの下部]をクリックして、「番号のみ3」をクリックする
Word初級編12
1.ページ下部の余白をダブルクリックする
Word初級編13
2.[ページ番号]をクリックする
Word初級編14
3.[ページの下部]をクリックして、「番号のみ3」をクリックする

以上の手順で、フッターにページ番号をつけることができます。
これにより、下記のように次のページにも自動的に「2」のページ番号がつきます。

Word初級編15

文書内にイメージを挿入する方法

画像を挿入する方法

Wordで文章を作成するとき、画像を挿入することがあるかもしれません。
パソコンに保存している画像を挿入する手順を見ていきましょう。

手順
  1. 画像を挿入したい行にカーソルを合わせる
  2. [挿入]をクリックする
  3. [画像]をクリックする
  4. [このデバイス]をクリックする
  5. 挿入したい画像クリックし、[挿入]をクリックする
Word初級編16
1.画像を挿入したい行にカーソルを合わせる
Word初級編17
2.[挿入]をクリックする
Word初級編18
3.[画像]をクリックする
Word初級編19
4.[このデバイス]をクリックする
Word初級編20
5.挿入したい画像クリックし、[挿入]をクリックする

この手順で下記のように画像を文章中に挿入することができます。

Word初級編21

画像を挿入すると画像の横には文字が表示されません。

画像の横にも文字を表示させたいときは、文字の折り返し機能を使うと便利です。
画像の横に文字を表示させる手順を見ていきましょう。

手順
  1. 挿入した画像の右上にある赤く囲われているアイコンをクリックする
  2. [文字列の折り返し]をクリックする
  3. [四角形]をクリックする
Word初級編22
1.挿入した画像の右上にある赤く囲われているアイコンをクリックする
Word初級編23
2.[文字列の折り返し]をクリックする
Word初級編24
3.[四角形]をクリックする

下記のように画像の横に文字を表示させることができます。

Word初級編25

画像の横に文字を表示させることで、見やすいレイアウトを作成することができます。
ぜひこの手順を覚えて活用してみましょう。

スマートアートを利用する方法

スマートアートは、文字だけでは伝わりにくい情報を視覚的に表現できる機能です。
下記のような階層構造に加えて、手順、集合関係などさまざまなデザインを利用することができます。

Word初級編26

たとえば、下記のような3層構造の組織図を作る手順を見ていきましょう。

Word初級編27
手順
  1. [挿入]をクリックして、[SmartArt]をクリックする
  2. [階層構造]をクリックし、組織図を表すグラフィックを選択する(今回は赤く囲われているところ)
  3. グラフィックの左側にある赤く囲われているアイコンをクリックする
  4. 下記の画面が表示されるので、それぞれのボックスに文字を入力する
  5. 不必要なボックスを削除する
    ※削除したいボックスのテキスト入力画面(下記の赤く囲われているところ)をクリックして、「Back Space」を2回押下すると削除できる
  6. [図形の追加]をクリックする
  7. [下に図形を追加]をクリックする(今回の場合は「人事課」の下に「新卒採用」と「中途採用」の2ブロック必要なので2回クリックする)
  8. ブロックを左右に並べるために[レイアウト]をクリックして、[左右に分岐]をクリックする
1.[挿入]をクリックして、[SmartArt]をクリックする
Word初級編29
2.[階層構造]をクリックし、組織図を表すグラフィックを選択する(今回は赤く囲われているところ)
Word初級編30
3.グラフィックの左側にある赤く囲われているアイコンをクリックする
Word初級編31
4.上記の画面が表示されるので、それぞれのボックスに文字を入力する
Word初級編32
5.赤く囲われているボックス(4.の画像)が不必要なので削除する
Word初級編33
6.[図形の追加]をクリックする
Word初級編34
7.[下に図形を追加]をクリックする(今回の場合は「人事課」の下に「新卒採用」と「中途採用」の2ブロック必要なので2回クリックする)
Word初級編35
8.ブロックを左右に並べるために[レイアウト]をクリックして、[左右に分岐]をクリックする

以上の手順で、下記のように会社の組織図を作成することができます。

Word初級編36

文書の印刷とPDF化の方法

印刷の方法

印刷する前に皆さんにしていただきたいことは、誤字脱字がないか確認してほしいということです。

この誤字脱字の確認はWordに任せることもできます。
Wordに誤字脱字のチェックしてもらう手順をご紹介します。

手順
  1. [校閲]をクリックして、[エディター]をクリックする
  2. 下記のように修正するべき点が表示される
Word初級編37
1.[校閲]をクリックして、[エディター]をクリックする
Word初級編38
2.上記のように修正するべき点が表示される

あとはこれに従って修正点を直していきます。

このように誤字脱字を確認して初めて印刷の準備が完了したといえます。
それでは、実際に印刷する手順を見ていきましょう

手順
  1. [ファイル]をクリックして、[印刷]をクリックする
  2. 下記のような「印刷」の画面が表示されるので、[プリンターのプロパティ]をクリックする
  3. 下記のような印刷設定に関する画面が表示されるので、適切な印刷設定を選択して[OK]をクリックする
  4. 下記の「設定」で適切な印刷設定を選択したのち、「部数」を指定して、[印刷]をクリックすると印刷できる
Word初級編39
1.[ファイル]をクリックして、[印刷]をクリックする
Word初級編40
2.「印刷」の画面が表示されるので、[プリンターのプロパティ]をクリックする
Word初級編41
3.印刷設定に関する画面が表示されるので、適切な印刷設定を選択して[OK]をクリックする
Word初級編42
4.「設定」で適切な印刷設定を選択したのち、「部数」を指定して、[印刷]をクリックすると印刷できる

PDF化の方法

電子ファイルでWordの文章を保存する方法としてPDF化があります。
PDF化する手順を見ていきましょう。

手順
  1. [ファイル]をクリックして、[エクスポート]をクリックする
  2. [PDF/XPSの作成]をクリックする
  3. ファイル名を入力して、ファイルの種類が「PDF」になっていることを確認して[発行]をクリックする
  4. 下記のようにPDF化されたWordファイルが表示される
    パソコンに保存するために赤く囲われているアイコンをクリックする
  5. ファイル名を入力して、[保存]をクリックする
Word初級編43
1.[ファイル]をクリックして、[エクスポート]をクリックする
Word初級編44
2.[PDF/XPSの作成]をクリックする
Word初級編45
3.ファイル名を入力して、ファイルの種類が「PDF」になっていることを確認して[発行]をクリックする
Word初級編46
4.パソコンに保存するために赤く囲われているアイコンをクリックする
Word初級編47
5.ファイル名を入力して、[保存]をクリックする

以上の手順でPDF化したWordファイルをパソコンに保存することができます。

まとめとおすすめ講座の紹介

今回はWord初級編ということで、余白の設定方法やヘッダー・フッターを利用する方法、文章の印刷とPDF化の方法を確認してきました。実務に即した知識を身につけることができたと思います。

次回はWord記事の最終章としてルーラーの使い方や他の方とWordを共有するためのテクニックなどをお届けします。

▼次回の記事はこちら

今回はWordの使い方を説明しましたが、さらに業務効率化を目指していきたいという方は、ExcelPro(エクセルプロ)もぜひチェックしてみてください。
Excelをマスターすることで、情報分析の質とスピードが格段に上がり、作業効率がぐっとアップします。

また、Youseful株式会社はYouTubeチャンネルにて、ビジネスに役立つ様々なツールの活用法を紹介しています。
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この記事を書いた人

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Youseful編集部では、ExcelをはじめとするMicrosoft製品の活用法をわかりやすく紹介しています。
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