【超必見】 Microsoft Accessの徹底解説(超入門編)顧客管理データを集計・分析できるツール

  1. Microsoft Access とは何か( Microsoft Access で顧客管理データを集計・分析できる)
  2. Microsoft Access は Microsoft Excel の違いについて
  3. Microsoft Access の利用インストール方法
  4. Microsoft Access 基礎知識
  5. オブジェクト「テーブル」の作成のポイント
    1. 1.テーブルの作成(デザインビュー、データシートビューの作成)
    2. 2.主キーで重複を防ぐ(オートナンバー型により連番が可能)
    3. 3.リレーショップ
    4. 4.その他(定型入力、住所入力支援、入力規則)によってミスを防ぐ
  6. 次回(クエリ、フォーム、レポートの使い方)
  7. Microsoft Access を使いこなすには?
目次

 Microsoft Access とは何か( Microsoft Access で顧客管理データを集計・分析できる)

 Microsoft Access とはデータベースを適切に管理するためのアプリケーションです。

特に顧客管理データを効率よく、集計・分析できます。

 Microsoft Access は Microsoft Excel の違いについて

 Microsoft Access は Microsoft Excel の違いは、データ容量とデータを一元管理してエラーがなく管理できるところです。

どちらかが優越あるわけでなく、利用用途によって変わってきます。

 Microsoft Excel は自由度が高いので、様々な用途で柔軟にご使用いただけます。

 Microsoft Access は入力方法に制約がありますが、入力ミスやエラーを防ぐことが出来るというのが特徴になります。

簡単なデータの整理ならば、 Microsoft Excel 。大量のセキュアなデータを管理するならば Microsoft Access といったところでしょう。

ツールMicrosoft Access Microsoft Excel 
データ入力制約がある自由度が高い
料金有料無料
データ容量2GB3万文字

利用用途に関しては、顧客データの管理など

Excelは自由度が高く、ミスの恐れが多い。変わってAccessは制約が多いため

入力ミスを防ぐこともできる。(せっかくの顧客情報が台無しになったりなど)

無限に増え続ける顧客管理を行いながら、DMを送付など営業活動にもつながる。

Microsoft Access の利用インストール方法

上記にも記入しておりますが、 Microsoft Access を利用するには有償のプランを購入頂くことが必須となります。

(*一部試用のものを使えば無料もあり)

個人利用、法人利用において契約方法が様々あります。

今回においてはプランの内容の詳細は割愛させていただきますが、

別途の記事にてご紹介をさせて頂きます。

 Microsoft Access 基礎知識

 Microsoft Access の UIはExcelと似た仕様になります。

特徴としては、ツールとしてオブジェクトがあります。オブジェクトの種類は以下4つとなります。テーブル、フォーム、クエリ、レポートがあります。

このオブジェクト(テーブル、クエリ、フォーム、レポート)の用途の違いを理解して

使用していくことがポイントです。

オブジェクト役割
テーブル枠組み・見出しを作成する名前、生年月日、住所の見出し
フォームテーブルの枠組みに新しく情報を追加する1991年9月生まれ、東京住みなど
クエリ特定のデータを抽出する東京都に住んでいる人を抽出したい
レポートデータを綺麗に印刷する会員マスタを綺麗に印刷する

そして、それぞれのオブジェクトに会員マスタ、商品マスタを作成していきます。

・会員マスタ→会員の個人情報が記入

・商品マスタ→商品の一覧情報が記入

以下の写真が、画面となります。

オブジェクト「テーブル」の作成のポイント

今回はオブジェクトの「テーブル」について解説していきます。

例として、フィットネスジムの会員情報を記入していきます。

1.テーブルの作成(デザインビュー、データシートビューの作成)

まずはテーブル作成に当たり、

・デザインビュー・・・細やかにデータを設定出来る。

・データシートビュー・・・デザインビューに沿った情報を記入していく

を作成していきます。

デザインビューには、フィールド名、データ型があります。

・フィールド名には題目を記入していきます。

 例(氏名、性別など)

・データ型は型を決めて、フィールド型で記入ミスがないようにします。

 例(郵便番号→数値ではないとエラーを返す等が出来る。)

こちらを正しく定義していくことが大切になります。

以下の写真を参照頂き、操作してみてください。

デザインシートビュー

またデザインビューが上記のように記入できましたら、

実際にデータシートビューを埋めていきます。

*また、デザインビューのデータ型をオートナンバー型に設定することによって自動的に連番を振ってくれます。

データシートビューにて、IDが自動的に1.2.3.4と連番になる設定になります。

データシートビュー

フィールド名とデータ型を正しく定義していくことが

的確で安全なデータベースを作る上で必要不可欠になります。

2.主キーで重複を防ぐ(オートナンバー型により連番が可能)

デザインビューの主キー(鍵のマークを)を設定することにより、値の重複を防ぐことが出来ます。

IDに主キーを設定致します。

ID1の下にID1を作成しようとするとエラーの表示が以下のように返ってきます。

3.リレーションシップ

リレーションシップは関連性ということで、様々な情報を結びつけることが出来ます。

今回は商品マスタのシートと担当者マスタのシートを結びつけます。

担当者を顧客に結びつけます。

ここでは、商品マスタの担当欄に、担当者マスタの担当者を反映させるようにする。

デザインビューから、担当者のデータ型をルックアップウィザードに変更します。

担当者マスタの担当者欄に設定すると、以下のようにデータシートビューからプルダウンして担当を選ぶことが出来ます。

リレーションシップは、それぞれのシートを結びつけることにより

操作ミスを防ぐことが出来る。

4.その他(定型入力、住所入力支援、入力規則)によってミスを防ぐ

定型入力、住所入力支援、入力規則を使用することによって、デザインビューを効果的に使用できます。

フィールドプロパティを設定することにより、以下の設定が出来ます。

フィールドプロパティ出来ること
定型入力郵便番号の間に-を入力
住所入力支援郵便番号が自動反映
入力規則生年月日が過去の日付になる設定

次回(クエリ、フォーム、レポートの使い方)

進んで学びたい方は 前述でもありました

Microsoft Access クエリ、フォーム、レポートを次回ご紹介させて頂きます。

 Microsoft Access を使いこなすには?

さらにこの記事だけでは物足りない方には、以下のページにて

お勧めの講座をご用意しておりますので、ぜひご覧になってみてください。

ExcelPro 2週間であなたの働き方を変える

今回の動画URL:https://www.youtube.com/watch?v=jppnWu6am3Q

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この記事を書いた人

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