【動画付き #7】簡単集計！Excelの「データベース」の作成方法・形式を徹底解説！

Excelでデータを一元管理・分析したいのであれば、データベースを使いこなすことは必要不可欠です。折角データをExcel上に蓄積しても、データベース形式を満たしていなければ後にうまく検索・集計・分析することができなくなってしまいます。反対に、データベース形式をマスターすることで、蓄積したデータをスムーズに活用することが可能となるのです。

本記事では、Excelにおいて最重要ともいえる「データベース」について徹底解説していきます。

本記事はYouTube『ユースフル / スキルの図書館』チャンネルより、以下の動画を記事にまとめたものです。動画だけではなく、テキストで復習したい方もいるはず。全38の記事と動画を組み合わせて、Excelの基本操作をマスターしていきましょう。

▼前回の記事では、Excelで「形式を選択して貼り付け」する方法について解説しています。こちらもあわせてお読みください！

データベースとは

データベースとは、検索や蓄積がしやすいように整理されたデータの集まりのことを指します。実務においては、データの検索のしやすさ・蓄積のしやすさは大変重要です。

たとえば顧客データを蓄積する場合、「この顧客のデータを確認したい」となった際に素早く顧客データを発見・抽出できるかが、オペレーションの生産性に大きく関わります。

そこで、データをデータベース形式で一覧として管理することで、後にスムーズに分析・集計・加工ができる形で蓄積することができます。

データベース形式の条件・作成のコツ

データベース形式であるためにはいくつかのポイントがあります。

以下のシートは、データベース形式の条件を満たしたシートの例です。

それぞれのポイントを見ていきましょう。

空白列と空白行で囲む

ワークシートがデータベース形式を満たしているかを確認するには、Ctrl+Shift+*(アスタリスク)を押します。すると、表の範囲が選択されます。この表がデータベースです。Excelは、空白行および空白列に囲まれた範囲を１つの表として認識します。つまり、正しい範囲・正しいデータセットでデータベースを作成するには、その１つ外側の列・行を空白にする必要があります。

＜OK例＞

表の見出しはユニークなものをつける

通常、データベースの一行目には見出し（データの項目名）を付けます。（例：氏名、性別、メールアドレス）

2つ目のポイントは、この見出しをユニークな名前にする、すなわち他の列の見出しと被らないようにすることです。

たとえば、苗字と名前を異なる列で管理する際、どちらの見出しも「名前」としてしまうと、後で正常に集計できなくなってしまいます。「姓」「名」や「氏名１」「氏名２」といったように、列ごとに異なる見出しを設定するようにしましょう。

1行につき1件のデータだけを入力する

3つ目のポイントは、1行につき1件のデータのみを入力するということです。データベース形式では、入力するデータが複数行にまたがってはいけません。

＜NG例＞

たとえば、従業員データのデータベースを作成する場合は、４行目には佐藤陽介さんの全データ、5行目には高橋舜さんの全データ…のように、1行に一人分すべてのデータがまとまるようにします。

＜OK例＞

余計なセル結合はしない

ポイント3. に加え、複数のセルを１セルとして結合する「セル結合」も行ってはいけません。表内に結合されたセルが混じってしまうと、後に正しく集計できないなどの問題につながります。

＜NG例＞

データベース形式ではセル結合は使わず、1つのセルに１つのデータが入るようにします。

余計な空白行、空白列は入れない

最後のポイントは、余計な空白行や空白列は入れないことです。

前述の通り、Excelは空白行・空白列に囲まれた範囲を1つの表として認識します。そのため、表内に不要な空白行・空白列を入れてしまうと、空白の前までのみがデータベースとして認識され、正しい範囲での集計や分析ができなくなってしまいます。

＜NG例＞

反対に、表の周りは必ず空白の行と列で囲むようにします。

以下のように、データベース範囲の周りに記載がないように注意しましょう。

＜NG例＞

データベースのタイトルを記載したい場合は、一行空けた上で記載します。

＜OK例＞

まとめ

本日は、実務におけるExcelの最重要項目「データベース」についてご紹介しました。
データベースのポイントは4つです。

• 表の見出しはユニークなものをつける
• 1行につき1件のデータだけを入力する
• 余計なセル結合はしない
• 余計な空白行、空白列は入れない

Excelでデータを蓄積・管理したいのであれば、まずデータベース形式をマスターすることが最重要項目です。ポイントや条件をしっかりと頭に入れて、Excelの活用度を上げていきましょう。

次回記事では、Excelでよく扱うファイル形式の１つ「CSVファイル」について見ていきます。