【動画付き #9】Excelのデータ修正が一瞬に!ジャンプ・一括入力・置換機能を解説します

データベースを作成する際には、「データを修正する」という作業がよく発生します。

なかには、「シートに点在する空白セルを埋める」「長い文字列を統一で省略して記載する」など、1つ1つのセルを編集していると時間がかかってしまうものも多いです。

そこで使いたい機能が一括でデータの修正ができる機能です。

本記事ではExcelのデータ修正を一瞬で叶える、①ジャンプ機能一括入力機能置換機能についてご紹介します。

この記事を読んでわかること
  • 特定のセルを検索してジャンプできる「ジャンプ機能」を学ぶことができる
  • 検索したセルに一括で値を入力できる「一括入力機能」を学ぶことができる
  • 特定の文字列を任意の文字列に置き換える「置換機能」を学ぶことができる

本記事はYouTube『ユースフル / スキルの図書館』チャンネルより、以下の動画を記事をまとめたものです。動画だけではなく、テキストで復習したい方もいるはず。全38の記事と動画を組み合わせて、Excelの基本操作をマスターしていきましょう。

▼前回の記事では、ExcelのCSVデータを使用する方法などについて解説しています。こちらもあわせてお読みください!

目次

ジャンプ機能

Excelのジャンプ機能とは、特定のセルを絞り込んでジャンプする(選択する)ことができる機能です。ジャンプ機能を使うことで操作したいセルを抜け漏れなく表示し、かつ瞬時に移動することが可能です。

以下のシートを例に見ていきましょう。

ここでは、データベース内に点在している空白セルをまとめて記載したいとします。その場合、ジャンプ機能を使うことで、空白セルに絞り込んでカーソルを移動させることが可能です。

手順を見ていきましょう。

<手順>
  1. データベース内のセルを選択(アクティブセルにする)
  2. データベースを選択
    方法①:データベースを選択 → Ctrl + Shift + *(アスタリスク)
    方法②:全選択       → Ctrl + A
    ※データベース内のセルを合わせた状態でCtrl+Aを一回押下でデータベースの範囲が選択される。
     2回押下でシート全体が選択される。
  3. タスクバー(画面上側)>編集>「検索と選択」>「ジャンプ(G)」をクリック
    ショートカット:Ctrl + Gキー
    ~ジャンプウィンドウが開く~
  4. セル選択(S)」(ウィンドウ下側)をクリック
    ~選択オプションウィンドウが開く~
  5. 空白セル(K)」をクリック
  6.  [OK]をクリック
    ~データベース内の空白セルにハイライトがかかり、1つ目のセルが選択される~
2. データベースを選択
3. 「検索と選択」>「ジャンプ(G)」をクリック
4. 「セル選択(S)」をクリック
5. 「空白セル(K)」をクリック
6. データベース内の空白セルにハイライトがかかり、1つ目のセルが選択される

これで、特定のセルに絞り込んでジャンプすることができました。

一括入力機能

次に、絞り込んだセル(今回は空白セル)に値を一括入力できる、Excelの一括入力機能について説明します。

今回は空白セルに「0」という値を入力するのですが、たとえばデータベース内に空白セルが何十箇所とあった場合、1つ1つのセルに「0」と入力すると、大きなタイムロスを生んでしまいます。

その場合は一括入力機能を使うことで、選択したセルに同じ値を一括入力することができます。

手順を見ていきましょう。

<手順>

(1.~6. の手順を行った上で)

 7. 一括入力したいセルのうち1つのセルに値を入力する(例:「0」)

 8. Ctrl + Enterを押す
  ~選択されているセル(今回は空白セル)に値(「0」)が一括入力される~
  ※Enterを押下で選択中のセルのみに値が入力される

7. 一括入力したいセルのうち1つのセルに値を入力する 8. Ctrl + Enterを押す ~選択されているセルに値が一括入力される~

これで、ジャンプしたセルすべてに値を一括入力することができました。

この機能を使うことで、特定のセルに抜け漏れなくかつ短時間で記入することができます。

置換機能

最後に、置換機能について紹介します。

Excelの置換機能では、指定した範囲のセルに含まれる特定の文字列を任意の文字列に置き換えることが可能です。
(例:「Employee」→「EMP」)

長い文字列を省略してシートをすっきり見せたい場合などに役立つ機能です。

手順を見ていきましょう。

<手順>
  1. データベース内のセルを選択(アクティブセルにする)
  2. データベースを選択
    方法①:データベースを選択 → Ctrl + Shift + *(アスタリスク)
    方法②:全選択       → Ctrl + A
  3. タスクバー(画面上側)>編集>「検索と選択」>「置換(R)」をクリック
    ショートカット:Ctrl + Hキー
    ~検索ウィンドウが開き、置換タブが表示される~
  4. 検索する文字列(N)」に置換したい文字列を入力
    (例:Employee)
  5. 置換後の文字列(E)」に置換後に表示したい文字列を入力
    (例:EMP)
  6. 置換する
    1セルずつ置換したい場合:[置換(R)] をクリック
    一括で置換したい場合  :[すべて置換(A)] をクリック
2. データベースを選択
4. 「検索する文字列(N)」に置換したい文字列を入力 5. 「置換後の文字列(E)」に置換後に表示したい文字列を入力
6. 1セルずつ置換したい場合:[置換(R)] をクリック
6. 一括で置換したい場合:[すべて置換(A)] をクリック

これで、データベース内に含まれる特定の文字列(「Employee」)を検索して、任意の文字列(「EMP」)に置換することができました。

まとめとおすすめ講座の紹介

本記事では、

  1. 特定のセルを検索してジャンプできる「ジャンプ機能」
  2. 検索したセルに一括で値を入力できる「一括入力機能」
  3. 特定の文字列を任意の文字列に置き換える「置換機能」

の3つの機能につい紹介しました。

この3つの機能を使うことで、データベースを正確かつ短時間で修正することが可能です。ぜひマスターして、エクセルのデータベースをさらに使いこなしていきましょう。

次回記事では、余計なスペースを取り除く「TRIM」について見ていきます。

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