工程表や議事録、見積書、注文書など、Excelファイルは、やり取りしてデータを共有することが多いです。その際、ファイルをそのまま渡していないでしょうか。社会人であれば、個人情報が含まれている、ファイルが開かない、開いたファイルがわからない、メールに添付していなかったなど、ファイルを受け取った相手が困らないように配慮するのがマナーです。
そこで、今回はExcelを共有する前にやるべき設定８選の後半部分について紹介しています。
8本すべての記事を読み終わったあなたは、今後のExcel共有前にやるべき設定を網羅的にマスター出来るでしょう！
①Excelの入力規則で誤入力を防ぐための仕組みを知ろう！
この記事ではExcelの「入力規則」、特に第三者にファイルを共有する前に、あらかじめ入力規則を設定しておくというオプションを解説しています。
・データの入力規則を設定する方法
・文字列や日付の長さにも制限を加える方法
・入力した人が何に間違っているのかが分かるようなエラーメッセージを作成する方法
「入力規則」は会社の経理部など、Excelを実務で使う上で非常に重要なスキルです。
そのため、下記の記事で習得できるまで何度も見直して、「入力規則」をマスターしましょう！
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②Excelの条件付き書式でセルを強調させよう！
この記事ではExcelの「条件付き書式」について解説しています。条件付き書式とは、ある条件が満たされたときに、任意のセルの書式を変えてくれるExcelの機能です。
・条件付き書式の基本的な使い方
・条件付き書式で特定のセルに色を塗りつぶす方法
・条件付き書式に絶対参照・相対参照を用いる方法
実務で一番使われる使い方は「色の塗りつぶし」です。
色の塗りつぶし機能を使うと、皆さんがつくったファイルを第三者に共有したとき、注目してほしい場所を強調したり、入力しないといけない場所を協調させたり、視覚的に訴えることができます。
そのため、条件付き書式では「色を塗りつぶす」ことが巧みに操るためのポイントです。
「条件付き書式」はExcelファイルを第三者に共有する上で非常に重要なスキルです。
習得できるまで、下記にある記事で何度も見直して、「条件付き書式」を完璧にマスターしましょう。
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③Excelのシートとブックの保護で誤ったデータの書き換えを防ごう！パスワードの設定方法も紹介！
この記事では、Excelの「シート保護」と「ブックの保護」について解説しています。シートの保護はデータの書き換えを防ぐために、ブックの保護はファイルをパスワード化して書き換えを防ぐための機能です。
・「シートの保護」を設定する方法と解除する方法
・セルを選択できないようにする方法
・「ブックの保護」を設定する方法
「シートの保護とブックの保護」は書き換えられたくないExcelファイルを第三者に共有する上で非常に重要なスキルです。
シートを保護すると、入力や書式設定の変更、行列の追加や削除などができなくなります。
ブックを保護すると、シートの追加や削除をできなくしたり、ウィンドウの位置を固定することができます。また、シートの保護の設定をする前に特定のセルだけロックを解除しておくと、そのセルだけ編集が可能になります。
習得できるまで、下記の記事を何度も見直して、「シートの保護とブックの保護」を完璧にマスターしましょう！
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④Excelの印刷設定を完全網羅！印刷範囲のしてから切れずにプレビューする方法までをマスターしよう！
この記事では、Excelの「印刷設定」について解説しています。この印刷設定でExcelのシリーズは最後になります。
実務の中ではExcelファイルをデータで共有することが大体ですが、紙で共有して捺印版を出してもらうことも同時にやってらっしゃる企業もたくさんあります。
印刷設定についてもファイル共有する前に設定しておきたいことが４点ありますので、これらも合わせて解説しています。
・印刷範囲を設定する方法
・印刷ページのタイトル行を固定する方法
・印刷ページのフッターにページ番号をふる方法
・印刷ページをカスタマイズする方法
「印刷設定」はExcelファイルを第三者に共有する上で非常に重要なスキルです。
エクセルで印刷を行うと、表が中途半端な位置にずれたり、途中で切れてしまったということはありませんか。エクセルでは表の一部を選択して印刷したり、見栄えよく1枚に収めたり、印刷したい範囲だけが指定できる「印刷範囲」の設定が行えます。エクセルの印刷範囲の使い方を覚えて、効率よく印刷をしていきましょう。
そのため習得できるまで、下記の記事で何度も見直して、「印刷設定」を完璧にマスターしましょう！
この記事を動画で学びたい方へ
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まとめ
前回の記事からここまでExcelの共有する前に行うべき設定について学んできました。
いかがだったでしょうか。
「共有前にやるべき設定8選！」の記事を何度も読み込んで、動画で学び、共有前にやるべき設定を網羅的にマスターしましょう！
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