【Outlook時短術！動画付き】メール作成・イメージ挿入・メモ・リマインダー機能を徹底解説

ユースフルでは、これまで3本の記事にわたってOutlookの使い方を解説してきました。画面の見方からクイック操作まで、基本的な使い方はマスターできたでしょうか。まだ読んでいない方や不安の残る方は、是非過去の記事も読んで、基礎をしっかりと固めていきましょう。

今回は【Outlook中級編】ということで、基礎を理解したうえでもっと有効活用したい方のために、生産性が10倍になる３つのテクニックをご紹介します。これをマスターできれば周りに一目置かれるような、上級テクニックになっておりますので、是非ここまでしっかりと学んでいきましょう。

※本記事はYouTube『ユースフル / スキルの図書館』チャンネルより、以下の動画を記事にまとめたものです。記事内でも動画の該当箇所を適宜ご案内しておりますので、ぜひご活用ください。

メールの送信テクニック

▶動画でチェックしたい方は 0:33~

ここでは、BCC、時間指定送信、自動返信の３つのメール送信テクニックをご紹介します。Outlook中級者なら知っておきたい、重要テクニックばかりですので、ぜひマスターしてみてください。

BCCの使用方法

メールには、宛先が3種類あります。

1. 宛先：メインのメール送信先
2. CC  ：メインの送信先ではないがメールを同時送信するかつ他の送信先の人にこのメールを送っていることを認知される
3. BCC：メールを同時送信するが、ほかの送信先にこのメールを送っていることを認 知されない

例えば顧客とやり取りをする際、会社のinfoアドレスであれば、CC（同時送信先）に入っていてもさほど混乱は生まないかもしれません。

では、顧客とは直接接点のない、自分の上司の個人アドレスが入っていてはどうでしょうか。全く知らない人にもメールが送信されているとなると、顧客は困惑してしまうかもしれません。こういった場合、BCCに上司のアドレスを入れることで、顧客に知られることなく上司にメールを送信することができ、混乱を防ぐことができます。

また、内定者に対するイベント案内など、多数の人に一斉送信をするかつ送信者同士を認知されたくない場合には、内定者を全員BCCに入れることでほかの参加者を知られることなく一斉送信が可能です。

このように、特にビジネスメールにおいて、BCCは場合よってとても重要な機能になってきます。しかし、Outlookのメール作成画面では、「宛先」と「CC」の記入欄はデフォルトで表示されますが、「BCC」記入欄は初期設定では表示されません。そのため、まずは「BCC」を表示する設定を行いましょう。

これで、メール作成画面にBCCを表示させることができました。
あとはそれぞれの特徴に沿うように、「宛先」「CC」「BCC」を設定すれば完了です。

3種類の宛先欄の間を移動する際には、

• Tabキー：次の項目への移動（「宛先」→「CC」、「CC」→「BCC」）
• Shift + Tabキー：1つ前の項目への移動（「BCC」→「CC」、「CC」→「宛先」）

のショートカットキーを活用することで、更なる時短を実現できます。

メール送信の時間指定

特にビジネスの場では、連絡を避けるべき時間帯もあります。例えば、夜遅い時間帯にメールを送ることは避けた方がよくても、メール作成の作業は夜の時間帯にしたい…ということもあるかもしれません。そんな時、メール送信の時間指定を利用すれば、自動的に翌日の朝に送ることが可能です。

ここでは送信時間の指定方法について、マスターしていきましょう。

メールの自動返信

ビジネスの世界では、「連絡の速さ」がとても重要です。
しかし、例えば夏季休暇中や飛行機で移動中は、メールを貰ってもすぐに返信することができないかもしれません。
そんな時に使える機能が、メールの自動返信機能です。

早速、設定方法を見ていきましょう。

これで、自動返信の設定は完了です。

いつ、再度返信できるようになるかわからない場合は「自動応答を送信しない(N)」を、夏季休暇など、連絡ができない期間が決まっている場合は「次の期間のみ送信する(O)」を選択するとよいでしょう。

イメージの挿入

▶動画でチェックしたい方は 5:15~

メールはテキストベースでの連絡手段であるからこそ、別ファイル（会議資料ファイルなど）や、ビジュアルエイド（視覚的な資料）を上手く使いこなすことで、メールの見やすさや情報の質がぐっと引き上がります。

このセクションでは、資料・画像・SmartArt（スマートアート）の3つ挿入方法について、ご紹介します。

資料の挿入

メールで連絡する際は、テキストのほかにファイルを添付したい場合もありますよね。例えば、会議に関するメールを送信する際に資料も事前共有したい場合、テキストだけではなく資料のファイルも添付する必要があります。

Outlookの資料の挿入方法は2つあります。順に挿入方法を見ていきましょう。

画像の挿入

画像を添付する方法も、大きく分けて２つあります。順に挿入方法を見ていきましょう。

1つ目は、文字通りの「画像」、パソコンに保存された画像ファイルの添付方法を紹介します。

2つ目はスクリーンショット、つまりパソコンの画面のキャプチャを添付する方法をご紹介します。同僚に「こんなメールが届いたんだけれど、どう思う？」と聞きたいときや、インターネットニュース記事のシェアなどをする際に便利な機能です。

手順を見ていきましょう。

SmartArt（スマートアート）の挿入

SmartArtとは、組織図や手順、リストなどの図表をデザインにしたもので、Microsoft　PowerPointなどにも搭載されている機能です。カスタマイズ性が高く、組織形態やデータなどを視覚的に説明したいときなどにとても便利です。

早速使用方法を見ていきましょう。

大事な情報を忘れないためのテクニック

▶動画でチェックしたい方は 10:25~

Outlookは主にメールツールですが、メールの作成・管理のほかにも、様々な便利機能が搭載されています。中には、情報が流れるように入ってきがちなメールにおいて、大事な情報を忘れないために使える機能もありますので、今回は2つの機能を紹介します。

メモ管理

ここでのメモは、「Outlook上で保管できる付箋」というイメージです。パソコン上で保管できるからこそ、紙の付箋のように失くしてしまうリスクがないことが特徴です。

リマインダー管理

メールの中には、「○月△日 ××時までにご返信ください」といった期限が設けられているものもありますよね。しかし、メール受信したタイミングでは忙しく、「後で返信しなければならないけれど覚えていられるか不安…」ということもあるかもしれません。そんなとき、リマインダーを使えば、設定した時刻にアラームが出るため、対応忘れを避けることができます。

早速、使用方法を見ていきましょう。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。今回はOutlookシリーズ最後の記事では、メール送信テクニック・イメージの挿入・大事な情報を忘れないテクニックの３つを紹介しました。これらを工夫することで、メール送信忘れなどの回避できたり、さらに読みやすいメールの作成が可能になります。是非何度も読んで、しっかりとマスターしていきましょう。

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