【Outlook時短術！動画付き】署名の設定・テンプレート・フォルダ・クイック操作を徹底解説

ユースフルでは、過去2本の記事にわたって、Outlookの基本的な機能や使い方を紹介しました。

今回は【Outlook初級編】ということで、生産性を上げるにおいて超重要な機能を4つ紹介します。署名機能やテンプレート機能、自分で設定するショートカットキーなど、作業効率を9割以上削減できるような機能を紹介していますので、ぜひご覧ください。

※本記事はYouTube『ユースフル / スキルの図書館』チャンネルより、以下の動画を記事にまとめたものです。記事内でも動画の該当箇所を適宜ご案内しておりますので、ぜひご活用ください。

署名

▶動画でチェックしたい方は 0:33~

１つ目は署名機能です。

特にビジネスの場面でメールを書く際は、メール本文末尾に署名を記載している方が多いと思います。署名はフォーマルなメールを書く際は欠かせないものなので、Outlookに事前に登録しておくことで時短につながります。

ここでは、署名の設定方法について、マスターしていきましょう。

署名の作成・使い方

まず、署名をつくるところからトライしてみましょう。

これで、署名の登録は完了です。

今登録した署名を実際に使うときは、「署名」＞「○○（署名の名前）」をクリックします。すると、新規メール作成画面の最下部に自動的に当該署名が記載されます。

複数の署名を登録したいときは、＜手順＞を繰り返すことで作成可能です。ただし、署名の名前は毎回異なる名前をつけるよう気を付けましょう。

また、新規メール作成の際に、署名を自動的に表示させたい場合は、「署名」＞「署名(S)…」＞「既定の署名の選択」で登録することができます。

• 新しいメッセージ：新規メール作成の際に自動的に表示される署名
• 返信/転送：返信または転送を作成する際に自動的に表示される署名

基本的には同じ署名をつかう方は、こちらの設定をすることでメールを書くたびに署名を入れる時間を抑えられ、さらに時短につながりますね。

クイックアクセスツールバーの使い方

「さらに時短したい！」という方は、クイックアクセスツールバーもマスターしていきましょう。

クイックアクセスツールバーは、画面左上、検索ボックスの左側あたりにある、アイコンのあつまりのことを言います。様々な機能のショートカットキーを設定することができ、マウスなしで操作することで、作業効率を最大限向上させることができるとても便利な機能です。

たとえば、先程紹介した署名の設定では、「署名」をクリックして、「新規作成」をクリックして……と、マウスを使ってクリックする作業が何段階もありました。クイックアクセスツールバーでショートカットキーを設定することで、署名設定にかかる時間をさらに短縮することが可能です。

まず、クイックアクセスツールバーを確認方法と使用方法を見てみましょう。

クイックアクセスツールバーでは、「Altキー + 数字」という形式のショートカットキーが詰まっているということがわかりました。

次に、署名機能を例として、クイックアクセスツールバーの確認方法と設定方法を見ていきましょう。

これで、署名機能をクイックアクセスツールバーに追加し、さらに署名機能をマウスなしで、キーボードだけで使用することができました。

クイックアクセスツールバーに設定できる機能は署名機能だけではありません。ほかにも様々な機能を設定可能なので、よく使うコマンドは設定しておきましょう。

テンプレート

▶動画でチェックしたい方は 4:21~

ビジネスでは、用途において文面が型化されている場合もあるのではないでしょうか。また、文章全体は型化していなくても、メールの書き出しや締めの言葉は決まっている場合もあるかもしれません。

そういった場合、一通一通同じ文章を手打ちするのではなく、テンプレートを作成しておくことで、かなりの時短を実現できます。

ここでは、テンプレート機能をマスターしていきましょう。

メールテンプレートの作成方法

まず、メールの枠組み（文章全体）をファイルとして保存する方法について、紹介します。

これで、テンプレートを保存することができました。

使用する際は、ファイルを開くだけで、テンプレートが記載されたメール作成画面が表示されます。場所や日時を変更し、必要な宛先を追加するだけでメールを送信できるので、同じメールを書く場合の9割以上の時間を削減できる場合もあります。

クイックパーツを利用した定型句の登録・呼び出し方法

クイックパーツを活用することで、「いつもお世話になっております。」「引き続き、よろしくお願いいたします。」など、よく使うフレーズを一瞬で出すことができます。このようなフレーズはどんなメールを書く時も使うものなので、登録しておくことでかなりの時短を実現できます。

それでは、登録方法を見ていきましょう。

これで、定型句の登録が完了しました。

定型句を利用する際は以下の手順で呼び出します。

ビジネスメールを作成するにおいては、決まった言い回しがいくつか存在します。クイックパーツでは、そういった定型句をいくつでも登録可能です。「いつもお世話になっております。××（企業名）の○○（名前）です。」や、「引き続き、よろしくお願いいたします。」など、決まった言い回しをクイックパーツ登録して、メール作成にかかる時間を削減していきましょう。

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フォルダの分け方

▶動画でチェックしたい方は 7:06~

3つ目の機能は、フォルダです。

無数に届くメールが散在していると、見たいメールを発見するために何分も割かなくてはいけません。フォルダを正しく振り分けることで、メールがきちんと整理整頓された状態で保存でき、見たいメールがすぐに見つかるメールボックスを作ることができます。

ここでは、フォルダの分け方について、3つの方法を見ていきましょう。

メールをシンプルに振り分ける方法

1つ目の方法は、デフォルトで入っているアーカイブのフォルダと新しく作る保存のフォルダの2種類を使い分ける方法です。

フォルダを使い分けるメリットは大きいものの、あまりに細かくフォルダを分けてしまうと、正しいメールの保存先がわからなくなってしまい、逆に混乱してしまいます。この方法では、受信フォルダを含めた3つのフォルダを使い分けることで、メールを振り分けていきます。

それでは、手順を見ていきましょう。

以上が、「受信トレイ」「アーカイブ」「保存用フォルダ」３つのフォルダを使って、シンプルにメールを振り分ける方法になります。

メールを体系的に管理する方法

2つ目は、もう少し細かくフォルダを使い分ける方法です。
イメージとしては大カテゴリ、中カテゴリ、小カテゴリを使い分けて体系的にメールを保存していく形です。

例えば、いろいろな国で仕事をしている方であれば、

• 大カテゴリ：国名（例：日本）
• 中カテゴリ：プロジェクト名（例：プロジェクトA）
• 小カテゴリ：仕事内容（例：訴訟関係）

といった形で、ツリーを作るようなイメージです。

それでは、体系化されたフォルダの作成方法を見ていきましょう。

これで、3段階の体系的なフォルダを作成することができます。
「フォルダ数が多いな……」と思われる方は、使わない大カテゴリの右横「＞」をクリックして、中・小カテゴリを畳むことで、フォルダセクションをすっきりさせることができます。

例えば、「以前は日本・中国・タイで仕事をしていたけれど、タイでの仕事が終了した」という場合は、大カテゴリ「タイ」の横の「＞」をクリックすることで、タイ関連の中・小カテゴリを隠すことができます。

ショートカットを利用した便利な豆知識

メールの振り分けについての注意点

Outlookには自動振り分け機能も存在するのですが、ここではメールの振り分けは手動での対応を推奨しています。
自動振り分け機能を使うと、メールが意図とは異なるフォルダに格納され、かつそのことに気づけない可能性があります。

このリスクを避けるため、メールの移動は自身がドラッグ＆ドロップで行うようにしましょう。
代わりに、ドラッグ＆ドロップを使わずにメールの移動ができるショートカットを紹介します。

ショートカットを利用したメールの移動

これで、マウスを使わずに、キーボードだけでメールの移動ができます。

クイック操作

▶動画でチェックしたい方は 11:33~

最後に、クイック操作を用いたメールの転送と保存フォルダへの移動をマスターしていきましょう。

転送メールの自動作成

ビジネスメールでは、自分や上司にメールを転送する場面が多くあるかと思います。ここでは、上司にメールを転送する方法について、ご紹介します。

これで、上司に転送する際のショートカットキーの設定が完了しました。
以降、メールを転送したい際は、登録したショートカットキーを押すことで、宛先・件名・上司へのメッセージを含めた内容がすべて入力済みのメールが表示され、
あとは送信（Ctrl + S）を押すだけで転送が完了します。

保存フォルダへの移動

フォルダの移動については、過去の動画で詳しく説明しているので、是非こちらもチェックしてください。

これまで、フォルダの移動方法はドラッグ＆ドロップやCtrl+Shift+Vのショートカットキーを紹介してきました。中でも、クイック操作は一番早いフォルダの移動方法です。

早速、手順を見ていきましょう。

これで、ショートカットキーの作成は完了です。以降、設定したショートカットキーを押すことで、選択中のメールを設定したフォルダに移動させることができます。

まとめ

いかがでしょうか。

今回は署名・テンプレート・フォルダの振り分け・クイック操作の４つの重要機能について、紹介しました。今回の4つの機能は設定作業があり、難易度が上がったかもしれませんが、メール作成の作業時間を9割以上削減できたり、確認漏れのリスクを防ぐことができたりと、マスターすることでかなり高い効果を発揮するものばかりです。

是非何度も読んで、しっかりとマスターしていきましょう。

次回はいよいよ最後、Outlook中級になります。中級では、「これを知っていればワンランク上の社会人！」といえる機能をご紹介しています。

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