【プロ監修】たった1記事でわかるExcelの使い方!初心者はまずこれを読んで

Excelは非常に便利なツールですが、機能が多いだけに、「この機能を覚えようとしたのに、ほかの機能をいくつも先に学習しなければならなくて、いったりきたりしてしまう…」と困ってしまう方も多いのではないでしょうか。

ひとえに「Excelの機能」といっても、ほかの機能を使用する際の基礎となるような初級の機能もあれば、大掛かりなデータベースを作る際に使う機能、完成したシートを他者に共有する際に使う機能など、使う順序・覚えるべき順序があるのです。

本記事では、以下の5つのステップに分けて、Excelの使い方を完全網羅していきます。

  • STEP1: 関数を使ってデータを入力する際の”基礎”となる知識や機能
  • STEP2:データ入力に欠かせない5つの重要関数
  • STEP3:VLOOKUP関数の完全攻略
  • STEP4:ピボットテーブルの完全攻略
  • STEP5:ファイルを共有する際の重要機能と設定

このステップで学ぶことで、基礎的な概念から各機能や関数の使い方・応用テクニックまで、ビジネスの現場で必要な、全39のExcelの概念や機能をマスターできます。

「Excelをこれから使いたい!」という方は1から順に読んでいくのもおすすめですし、「Excelはある程度わかるが、使えない機能や不安な箇所がある…」という方は読みたいセクションにジャンプして読むのもおすすめです。

目次

STEP1:関数を使ってデータを入力する際の”基礎”となる知識や機能

まずは、Excelをこれから始めるという方にぜひ知っておいてほしい、Excelの基本的な概念や形式・機能についてご紹介します。

関数を使う場合や、データベースを作成する際には必要不可欠な知識となっているので、しっかりとマスターしていきましょう。

STEP1-1 Excelで扱えるデータの種類と入力方法

Excel業務で欠かせない仕事のひとつにデータのインプット作業があります。

まずはインプット作業を効率化するための前提知識である、「Excelがどのようなデータを扱うことができるか」をしっかりと理解しましょう。

STEP1-2 Excelの表示形式と変更方法

この記事では、割合、パーセンテージ、数値の単位など、Excelの「表示形式」についてご紹介しています。

「小数点を%表示に変更したい」「売上を千円単位で表記したい」などExcelでデータ表示を変更するときに、困ったことはありませんか。表示形式の変更をすることで、データを見やすく適切に表示できます。

STEP1-3 日付や時刻を示す「シリアル値」

この記事では、Excelで日付や時刻を表現する時に重要な「シリアル値(連続的な値)」という概念について解説しています。

シリアル値をきちんと理解すれば、時間を足し算・引き算して、残り時間の管理などもできるようになります。

Excel上でスケジュール管理表(ガントチャート)などを作成する際の基礎となる概念です。

STEP1-4 データ入力の基本操作3つ(ショートカット・オートフィル・フラッシュフィル)

この記事では、データ入力を自動化する「ショートカット・オートフィル・フラッシュフィル」についてご紹介しています。

オートフィル・フラッシュフィルを身に着ければ、数値入力を自動化して、Excel作業の手間を大幅に削減することができます。

STEP1-5 セル参照とその方法(絶対参照・相対参照・複合参照)

この記事では、3つのセル参照「絶対参照」「相対参照」「複合参照」についてご紹介しています。

セル参照」は、あるセルの数式をほかのセルにコピー&ペーストすることで、関数を使うときには欠かせない機能です。

3つのセル参照をマスターして、関数を最大限に活用できるようになりましょう。

STEP1-6 データの形式と貼り付け

この記事では、データを適切な形式でコピペできるようになるための「形式を選択して貼り付け」についてご紹介しています。

「形式を選択して貼り付け」はただのコピペではありません。

「形式を選択して貼り付け」を活用することで、コピーしたデータを取り出したいデータ別に貼り付けすることができるようになります。

STEP1-7 データベースの作り方

この記事では、Excelにおいて最重要ともいえるデータの形式「データベース」について徹底解説していきます。

折角データをExcel上に蓄積しても、データベース形式を満たしていなければ後にうまく検索・集計・分析することができなくなってしまいます。データベース形式をマスターすることで、蓄積したデータをスムーズに活用できます。

STEP1-8 CSVファイルとは

この記事では、テキストファイルの1種でありExcelでもよく扱う「CSVファイル」についてご紹介します。

ExcelデータをExcelファイルでなく、テキストファイルで保存することで、その他のソフトでも扱えるようになります。

たとえば、Accessのデータを一度テキストデータに変換することで、ExcelでもAccessのデータを利用できるようになります。

STEP1-9 データのジャンプ・一括入力・置換の方法

この記事では、Excelのデータ修正を一瞬で叶える、「ジャンプ機能」「一括入力機能」「置換機能」についてご紹介します。

データベースを作成する際には、「データを修正する」という作業がよく発生します。なかには、「シートに点在する空白セルを埋める」「長い文字列を統一で省略して記載する」など、1つ1つのセルを編集していると時間がかかってしまうものも多いです。

そこでジャンプ機能を使えば、一括でデータを修正することが可能です

STEP1-10 TRIM関数

この記事では、文字列操作関数の1つである「TRIM関数」をご紹介します。

データを整えるために必要な関数を「文字列操作関数」といいます。

なかでもTRIM関数を活用することで、余分なデータを削除することができます。

STEP2:データ入力に欠かせない5つの重要関数

このステップでは、IF関数やAND/OR関数など、Excelで数値を算出する際によく使う関数をご紹介します。

Excelでは、関数をうまく使って手作業を減らすことが重要なポイントです。

ますは以下の基本かつ頻出の関数をマスターしていきましょう。

STEP2-1 IF関数:複雑な条件・論理式を扱う

この記事では、約400あるExcelの関数の中でもTop3に入る超重要関数、「IF関数」をご紹介します。

IF関数は、条件分岐する点で、指定した条件に合わせて異なる結果を返します。

たとえば、「各店舗の売上が目標数値を超えているか否か」などもIF関数を使えば一気に表示することができます。

STEP2-2 AND関数とOR関数:複雑な条件を指定する論理関数

この記事では、論理関数の「AND関数」と「OR関数」についてご紹介しています。

AND関数とOR関数をマスターすることで、IF関数の第1引数に指定した論理式に複雑な関数を組むことができるようになります。

STEP2-3 COUNTIFS関数:指定した条件のセルを数える

この記事では、指定した条件に合ったセルの数を数えてくれる関数「COUNTIFS関数」についてご紹介しています。

実務でExcelを使う際には、特定のデータのみを数えたい場合もあります。

COUNTIFS関数を使えば、特定の文字列や数値など、指定した条件に合ったセルのみの数を数えることができます。

STEP2-4 SUMIFS関数:条件を満たす数値の合計を算出

この記事では、条件を満たすデータの合計を算出する「SUMIFS関数」についてご紹介しています。

ビジネスの現場では、特定の商品の売上合計や、個人の今期の総売り上げなど、「ある条件を満たしたデータだけを合計したい……」という場面がよくあります。

SUMIFS関数を活用することで、条件を満たす数値データの合計を瞬時に算出することができます。

STEP2-5 ROUNDDOWN関数:小数点以下を切り捨てる

この記事では、指定した位以下を切り捨てる「ROUNDDOWN関数」についてご紹介しています。

たとえば、職場で「消費税によって発生した端数を切り捨てなければならない」というルールがあったとき、ROUNDDOWN関数をつかえば「小数点以下を切り捨てて整数に直す」作業が一瞬で完了します。

STEP3:VLOOKUP関数の完全攻略

このステップでは、Excelのデータベースを最大限活用するために非常に重要な「VLOOKUP関数」についてご紹介します。

VLOOKUP関数の基本的な使い方から引数ごとの攻略法まで、詳しく解説しております。

VLOOKUP関数をマスターすることで、Excelの活用度がぐっと引き上がります。

STEP3-1 VLOOKUP関数の基礎

この記事では、ビジネスでExcelを使ってデータ管理する際には欠かせない「VLOOKUP関数」についてご紹介しています。

VLOOKUP関数は、たとえば社員のデータベースから電話番号や氏名を取り出したり、商品の表から特定の商品の価格を取り出すときなどに活用できます。

また、ほかの関数と組み合わせることで活用方法をさらに広げることができる関数です。

STEP3-2 IFERROR関数

この記事では、関数でエラーが出ることを回避する「IFERROR関数」についてご紹介しています。

IFERROR関数を使うことで、関数をコピー&ペーストした際に表示されるエラーを回避できます。

特にVLOOKUP関数を使う際には役立つ関数です。

STEP3-3 VLOOKUP関数と入力規則のリスト

この記事では、入力する項目を選択式にする「データの入力規則」についてご紹介しています。

Excelでのファイル管理を複数人でしているとき、全員がバラバラのデータを入力して後で困ってしまうことはないでしょうか。

データの入力規則を設定して、指定した範囲のセルの入力を選択式にすることで、データ入力のミスやトラブルを回避することができます。

STEP3-4 VLOOKUP関数とテーブル機能

この記事では、参照範囲を自動更新する「テーブル機能」についてご紹介しています。

引用元のデータベースにデータが後から追加され、参照する範囲を何度も更新せねばならなかったことはありませんか?

テーブル機能を使うことで、データベースに新しい行が追加されたときに自動で参照範囲を更新してくれます。

STEP3-5 COLUMN関数

この記事では、自動的に列番号を変更する「COLUMN関数」についてご紹介しています。

COLUMN関数を学ぶことで、VLOOKUP関数の第三引数である列が削除されてもエラーにならず、自動的に列番号を変えることができるようになります。

STEP3-6 近似一致と絶対一致

この記事では、VLOOKUP関数の第4引数である「近似一致」についてご紹介しています。

記事一致は、VLOOKUP関数の第4引数において、完全一致(FALSE/0)のほかに設定できるもう1つの方法です。

「13kg」のように「〇〇以上△△未満」をいう範囲を持つ数値で検索したいときなどに使うことができます。

STEP3-7 別シートにあるマスターデータの参照方法

この記事では、VLOOKUP関数で別シートを参照・範囲に指定する方法や、普段使いされる人に参照範囲を正しく管理するポイントを紹介しています。

VLOOKUP関数を使っているときに「どこのシート・ブックを参照しているのかわからなくなった」「別のファイルの参照が崩れてしまってゼロから作り直すことになってしまった」という経験があるもいらっしゃるのではないでしょうか。

この問題は、シートの構え方を工夫することで解決可能です。

STEP3-8 文字列操作関数

この記事では、文字を加工する時に使う「LEFT」「RIGHT」「MID」「FIND」関数などの文字列操作関数を紹介します。

文字列操作関数は文字列の一部を抜き出したり、文字列を指定した形式に変えたいときに使用します。

さらに本記事では、これらをVLOOKUP関数のなかに組み込んでいく方法も詳しく説明していきます。

STEP3-9 重複するデータをユニークなものに置き換える方法

VLOOKUP関数には「検索条件に一致するセルが複数該当する場合は、一致するセルの中で一番上にあるセルを参照してしまう」という制限があり、重複するデータを扱うことができません。

そんなとき、COUNTIF関数を使えば条件に一致する複数の検索結果を表示することができます。

STEP3-10 INDEX関数とMATCH関数

この記事では、INDEX関数MATCH関数についてご紹介しています。

VLOOKUP関数には、左端の列からしか検索できないという制限(限界)があります。そこでINDEX関数とMATCH関数を組み合わせて活用すれば、VLOOKUP関数でも検索範囲すべてのセルから検索できるようになります。

STEP4:ピボットテーブルの完全攻略

膨大な量のデータが集まるExcelでは、重要な関数をマスターしてデータの集計ができるようになっても、集まっただけでは「そのデータが何を意味するのか」が分かりにくいことも多いです。

そこで次にアウトプットを最適化する機能について学んでいきます。

並べ替えやフィルター・ピボットテーブルなど、どれも集計データをわかりやすく見せるために重要な機能になっているので、ぜひマスターしておきましょう。

STEP4-1 並べ替え機能

この記事では、不規則に並んだデータを規則的に並べ替える「並べ替え機能」についてご紹介しています。

並べ替え機能は、多種多様で大量のデータを扱うExcelにおいては重要な機能ですが、内容は非常にシンプルです。

複数の列を並び替えることも可能です。

STEP4-2 Phonetic関数

この記事では、入力した漢字の「読み」をフリガナとして表示する「PHONETIC関数」についてご紹介しています。

Excelで名簿表などを作成する際、PHONETIC関数を活用することで、すべての文字列データにフリガナを振り、適切に五十音順に並び替えられるようになります。

STEP4-3 フィルター機能

この記事では、指定した条件に合うデータだけに絞り込む「フィルター機能」についてご紹介しています。

Excelで膨大な量のマスターデータを抱えると起こりがちな問題が、必要なデータを瞬時に見つけることが難しいということです。

フィルター機能を使えば、必要なデータだけを一瞬で抽出することができます。

STEP4-4 ピボットテーブルの基礎

この記事では、「ピボットテーブルの基礎」についてご紹介しています。

ピボットテーブルは便利な機能である反面、慣れていない方にとっては独特な操作手順などから苦手意識を感じることもあるのではないでしょうか。

この記事を読んで一度基礎や操作方法を覚えることで、簡単にデータ分析を行うことができます。

STEP4-5 ドリルダウンとグループ化

この記事では、ピボットテーブルの「ドリルダウン」と「グループ化」についてご紹介しています。

ドリルダウンやグループ化を駆使することで、詳細データを表示したり、集計行・列を非表示にするなど、ピボットテーブルの表データのレイアウトを整えることができます。

STEP4-6 レポートフィルター機能

この記事では、ピボットテーブルの「レポートフィルター機能」について解説します。

ピボットフィルター機能を使うことで、ピボットテーブル(集計表)にフィルターをかけることができます。項目ごとに横展開(シートを一括作成)することも可能です。

STEP4-7 ピボットグラフ

この記事では、ピボットテーブルの機能をグラフ化する「ピボットグラフ」についてご紹介しています。

ピボットテーブルの基本の操作では集計表を作成できましたが、グラフを作成することも可能です。

グラフ化することでデータが視覚的に伝わりやすくなります。

STEP5:ファイルを共有する際の重要機能と設定

ここまでで、シートの集約や集計データのアウトプットをマスターできました。

最後に、複数の人で同じファイル(ブック)を共有する際に重要な機能についてご紹介します。

特に実務でExcelを使う方にはとても重要な機能となっておりますので、ぜひマスターしてください。

STEP5-1 ブックの共有

この記事では、「ブックの共有」と「変更の追跡」についてご紹介しています。

複数人が同時にファイルを開いたとき、ファイルを更新できない、読み取り専用でしか開けないという問題が生じることがあります。
ブックの共有と変更の追跡を活用することで、複数人が同時に同じExcelファイルを編集できるようになります。

STEP5-2 数式チェック

この記事では、眺めているだけでは発見できない数式エラーを確認する、「数式チェック」についてご紹介しています。

Excelでデータを管理する際、セル参照を使って関数を組んでいる方も多いと思います。

特に、作成したExcelファイルをチームやほかの人に共有する際には、すべてのセルで正しいセル参照が行えているかどうかを確認してから共有することが大切です。

STEP5-3 表のデザインを整える5つのルール

この記事では、シートの見た目・見栄えにおいて最低限守っておきたい「デザインのルール5つ」についてご紹介しています。

Excelシートの質を決める要素は、エラーがないことや関数を駆使することだけではありません。

皆がわかりやすい資料を作るには、シートが見やすいデザインになっているかも大切なポイントです。

STEP5-4 入力規則

この記事では、Excelの「入力規則」のうち、特に第3者にファイルを共有する前にあらかじめ入力規則を設定しておくというオプションについてご紹介しています。

文字の長さや日付の期間を指定したり、間違えた理由がわかるエラーメッセージの設定方法などは、特に第3者にファイルを共有する前にあらかじめ入力規則を設定しておくとよいオプションです。

STEP5-5 条件付き書式

この記事では、Excelの「条件付き書式」についてご紹介しています。

条件付き書式とは、ある条件が満たされたときに、任意のセルの書式を変えてくれる機能です。

STEP5-6 シートとブックの保護

この記事では、Excelの「シートの保護」と「ブックの保護」についてご紹介しています。

シートの保護はデータの書き換えを防ぐための、ブックの保護はファイルをパスワード化して書き換えを防ぐための機能です。

どちらも書き換えられたくないExcelファイルを第三者に共有する上で非常に重要なスキルです。

STEP5-7 印刷オプション

この記事では、Excelの「印刷設定」についてご紹介しています。

実務の中ではExcelファイルをデータで共有することが大体ですが、紙で共有して捺印版を出してもらう場合もあります。

印刷をする場合は、ファイル共有する前に設定しておきたい印刷設定の4つのポイントを押さえておきましょう。

まとめ

各記事の概要は理解できたでしょうか。

Excelは、重要な概念や機能、関数をしっかりと押さえることができれば、あなたの仕事を大きく変えてくれる便利なツールです。

ぜひご紹介した39のポイントをしっかりと攻略して、Excelスキルをアップさせてください。

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